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In SmartNotes können Validierungen angelegt werden, um die Konsistenz innerhalb eines Dokumentes und der zugehörigen Berechnungen zu überprüfen bzw. sicher zu stellen. Validierungen dienen dazu, mögliche Abweichungen von gleichen Werten innerhalb eines Dokumentes auf einen Blick zu erfassen. So kann zum Beispiel der Wert einer Positionsnummer aus der SmartNotes-Datenbank mit der Summe der Berichtswerte, aus denen sich diese Positionsnummer zusammensetzt, validiert werden. Validierungen können tabellenübergreifend zwischen allen Berichtsdaten innerhalb eines Dokumentes angelegt werden.

Alternativ kann der Button „Validierung“ in der Werkzeugleiste verwendet werden.




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<< Dokument




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Validierungsverwaltung
Validierungsverwaltung

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Validierungsverwaltung


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Der Assistent enthält eine Übersicht der bereits angelegten Validierungen und kann zum Anlegen neuer sowie zum Bearbeiten und Löschen bereits vorhandener Validierungen genutzt werden. In der „Vorschau“ werden alle bisher angelegten Validierungen angezeigt und die einzelnen Werte mit der jeweiligen Kapitelangabe in den Spalten „Linke Validierungsseite“ bzw. „Rechte Validierungsseite“ dargestellt.

Nach Anklicken einer Validierung werden im Assistenzbereich „Validierungsdetails“ weitere Detailinformationen zur ausgewählten Validierung angezeigt.

Mit dem Speichern der Änderungen über den Button „Speichern“ werden alle getätigten Änderungen endgültig übernommen und durch eine grün hinterlegte Nachricht links neben dem „Speichern“ Button bestätigt.

Mit dem Schließen des Assistenten für die Validierungsverwaltung über den Button „Schließen“ werden die Änderungen im SmartNotes Cockpit sichtbar und in der Spalte Validierungen angezeigt.

Sollen Änderungen in der Validierungsverwaltung [z.B. eine neu angelegte Validierung] verworfen werden, so muss der Assistent über den Button „Schließen“ verlassen und die anschließend erscheinende Sicherheitsabfrage mit „Nein“ beantwortet werden, ohne dass die Änderungen schon vorher gespeichert wurden.



Note

Validierungen haben zwei Seiten, werden der Übersichtlichkeit halber im Cockpit aber immer nur in einem Kapitel angezeigt. Ausschlaggebend dabei ist, welcher Berichtswert in der Validierungsübersicht auf der linken Validierungsseite steht. Die „linke Validierung“ stellt immer das Ziel dar, also den Wert, der validiert werden soll.

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Validierungen anlegen


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Zum Anlegen einer neuen Validierung wird der Button „Neuen Eintrag anlegen“ verwendet.

Im unteren Assistenzbereich „Validierungsdetails“  können anschließend über Dropdown-Menüs die genauen Berichtswerte für die linke und rechte Validierungsseite definiert werden. Dazu gehören das „Kapitel“, die [Werte-]„Spalte“, die Periode und anschließend der eigentliche Berichtswert [„Wert“].



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titleCheckbox „Validierungen für alle verfügbaren Perioden anlegen“


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Über die Checkbox „Validierungen für alle verfügbaren Perioden anlegen“ werden auf Basis der sonstigen Validierungsdetails automatisch Validierungen für alle in der Tabelle vorhandenen, zusammenhängenden Perioden angelegt [z.B. die Validierungen Aktuelles Jahr gegen Aktuelles Jahr und Vorjahr gegen Vorjahr]. Wird die Checkbox aktiviert, dann wird das Dropdown-Menü für die Periodenangabe ausgegraut.




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titleDropdown-Menü „Anzahl Dezimalstellen“


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Über das Dropdown-Menü „Anzahl Dezimalstellen“ kann die Anzahl der Dezimalstellen, die bei der Validierung berücksichtigt werden sollen, festgelegt werden. Dabei können bis zu 10 Dezimalstellen ausgewählt werden. Wird der Wert „auto“ ausgewählt, so wird für die Validierung die Einstellung aus der zugehörigen Excel-Tabelle übernommen.




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titleButton „Zur Liste hinzufügen“


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Beim Anlegen einer Validierung erscheint zusätzlich der Button „Zur Liste hinzufügen“. Durch einen Linksklick auf diesen Button werden neu angelegte Validierungen temporär in die Validierungsübersicht des Assistenten übernommen und bis zur endgültigen Speicherung grau dargestellt.




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titleValidierung speichern


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Alternativ kann auch auf eine andere Validierung geklickt werden, wodurch der Dialog „Speichern“ angezeigt wird. Durch eine Bestätigung wird die neue Validierung temporär in der Validierungsübersicht des Assistenten übernommen und bis zur endgültigen Speicherung grau dargestellt. Anschließend können weitere Funktionen des Assistenten zur Validierungsverwaltung genutzt werden [z.B. weitere Validierungen angelegt oder bereits vorhandene Validierungen angepasst werden].

Als Hinweis, dass die Änderung [hier die Anlage einer neuen Validierung] noch nicht gespeichert wurde, ist der Text der neuen Validierung in der Validierungsübersicht noch in grau gehalten. Mit der endgültigen Speicherung ändert sich die Farbe des Textes in schwarz.



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Wenn bei der Neuanlage einer Validierung zwei übereinstimmende Perioden gefunden werden, so erscheint ein gesonderter Hinweis darauf. Anschließend werden die Validierungen für die beiden Perioden in die Übersicht aufgenommen, da es sich hierbei ebenfalls nur um eine temporäre Übernahme handelt, sind die Validierungssätze ausgegraut dargestellt.

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Validierungen bearbeiten


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 Zum Bearbeiten einer bereits angelegten Validierung kann, nachdem diese mit einem Linksklick in der Validierungsübersicht ausgewählt wurde, über den Button „Ausgewählten Eintrag bearbeiten“ in den Bearbeitungsmodus gewechselt werden. Alternativ kann die gewünschte Validierung auch durch einen Doppelklick in den Bearbeitungsmodus versetzt werden.

Anschließend können die Validierungsdetails angepasst werden.

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Validierungen löschen


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Zum Löschen einer vorhandenen Validierung kann diese in der Validierungsübersicht ausgewählt und mit dem Button „Ausgewählten Eintrag löschen“ gelöscht werden. Es können auch mehrere Validierungen gleichzeigt ausgewählt und gelöscht werden.

In der anschließend erscheinenden Sicherheitsabfrage „Validierungen löschen“ muss der Löschvorgang noch einmal bestätigt werden. Eine weitere Bestätigung oder Speicherung über den Button „Speichern“ der Validierungsverwaltung ist nicht notwendig, die Änderung wird nach dem Schließen des Assistenten automatisch im SmartNotes Cockpit übernommen.

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Ansicht im Cockpit


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Im SmartNotes Cockpit zeigt die Spalte „Validierung“ für jeden einzelnen Schnipsel die Anzahl der angelegten Validierungen an [hintere Zahl; Bsp. 0/1] und wie viele dieser Validierungen aufgehen [vordere Zahl; Bsp. 0/1].

Gehen alle Validierungen eines Kapitels auf, so wird dies durch einen grünen Haken in der Validierungsspalte angezeigt. Geht mindestens eine der Validierungen nicht auf, so wird statt des grünen Hakens ein rotes Ausrufungszeichen angezeigt. Die zugehörigen Berichtswerte müssen dann kontrolliert und gegebenenfalls manuell korrigiert werden.

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<< Zurück zu - Dokument --


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Zurück zur Übersicht - SmartNotes Cockpit


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weiter zu -- Daten importieren >>





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In SmartNotes, validations can be created to check or ensure consistency within a document and the associated calculations. Validations serve to detect possible deviations from the same values within a document at a glance. For example, the value of an item number from the SmartNotes database can be validated with the sum of the report values that make up this item number. Validations can be created across tables between all report data within a document.

Alternatively, the button "Validation" in the toolbar can be used.




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<< SmartNotes Menu

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Validation Administration


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The assistant contains an overview of the validations already created and can be used to create new validations as well as to edit and delete existing validations. In the "Preview", all validations created so far are displayed and the individual values with the respective chapter information are shown in the columns "Left validation page" or "Right validation page".

After clicking on a validation, further detailed information on the selected validation is displayed in the assistance area "Validation details".

By saving the changes via the "Save" button, all changes made are finally applied and confirmed by a green highlighted message to the left of the "Save" button.

By closing the wizard for the validation management via the "Close" button, the changes become visible in the SmartNotes Cockpit and are displayed in the column Validations.

If changes in the validation management [e.g. a newly created validation] are to be discarded, the wizard must be exited via the "Close" button and the security query that then appears must be answered with "No" without the changes having been saved beforehand.



Note

Validations have two pages, but for the sake of clarity, they are only ever displayed in one chapter in the cockpit. The decisive factor is which report value is on the left validation page in the validation overview. The "left validation" always represents the target, i.e. the value that is to be validated.

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Create Validation


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To create a new validation, the button "Create new entry" is used.

In the lower assistance area "Validation details", the exact report values for the left and right validation page can then be defined via drop-down menus. This includes the "chapter", the [value] "column", the period and then the actual report value ["value"].



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titleCheckbox „Create validation for all available periods"


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Via the checkbox "Create validations for all available periods", validations are automatically created for all connected periods available in the table [e.g. the validations current year against current year and previous year against previous year] on the basis of the other validation details. If the checkbox is activated, the drop-down menu for the period specification is greyed out.




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titleDropdown-Menu „Number of decimals“


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The number of decimal places to be taken into account in the validation can be defined via the drop-down menu "Number of decimals". Up to 10 decimal places can be selected. If the value "auto" is selected, the setting from the corresponding Excel table is used for the validation.




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titleButton „Add to the list“


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When creating a validation, the button "Add to list" also appears. By left-clicking on this button, newly created validations are temporarily transferred to the validation overview of the wizard and displayed in grey until they are finally saved.




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titleSave Validation


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Alternatively, another validation can be clicked on, which displays the "Save" dialogue. By confirming, the new validation is temporarily taken over in the validation overview of the wizard and displayed in grey until it is finally saved. Subsequently, further functions of the wizard for validation management can be used [e.g. further validations can be created or already existing validations can be adapted].

As an indication that the change [here the creation of a new validation] has not yet been saved, the text of the new validation in the validation overview is still grey. With the final saving, the colour of the text changes to black.



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If two matching periods are found when a new validation is created, a separate note appears. The validations for the two periods are then included in the overview. Since this is also only a temporary transfer, the validation records are greyed out.

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Edit Validation


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To edit a validation that has already been created, it can be selected in the validation overview by left-clicking on it and then switching to the editing mode by clicking on the button "Edit selected entry". Alternatively, the desired validation can also be put into edit mode by double-clicking on it.

The validation details can then be adjusted.

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Delete Validation


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To delete an existing validation, it can be selected in the validation overview and deleted with the button "Delete selected entry". Several validations can also be selected and deleted at the same time.

The deletion process must be confirmed again in the subsequent security query "Delete validations". A further confirmation or saving via the button "Save" of the validation administration is not necessary, the change is automatically taken over in the SmartNotes Cockpit after closing the assistant.

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Cockpit view


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In the SmartNotes Cockpit, the column "Validation" shows for each individual snippet the number of validations created [rear number; ex. 0/1] and how many of these validations open [front number; ex. 0/1].

If all validations of a chapter open, this is indicated by a green tick in the validation column. If at least one of the validations does not open, a red exclamation mark is displayed instead of the green tick. The associated report values must then be checked and, if necessary, corrected manually.

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<< Back to - Document --


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Back to overview - SmartNotes Cockpit


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