Quell- und Zieldokument

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Im Assistenten wird im Bereich „Dokument kopieren“ als „Quell Dokument“ automatisch der Name des aktuellen Dokumentes angezeigt „Dokument kopieren“. Eine Änderung des Namens des Quelldokumentes ist nicht möglich. Der unter „Ziel Dokument“ eingetragene Name gibt den Namen des neuen Dokumentes wieder, so wie er in der Dokumentenübersicht der Dokumentverwaltung angezeigt werden wird. Als Standardwert wird der Name des aktuellen Dokumentes eingetragen, ergänzt um den Zusatz „_Kopie“. Der Name kann jedoch vom Benutzer frei angepasst werden. Bei der Vergabe des Namens bestehen keine Einschränkungen in Bezug auf Sonderzeichen oder Mindestlänge.

Stichtag

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Der Stichtag wird zunächst automatisch vom aktuellen Dokument [Quelldokument] übernommen, kann aber ebenfalls manuell angepasst werden. Dazu kann die zugehörige Kalenderfunktion genutzt werden „Dokument kopieren“. Alternativ können mit einem Linksklick auf den Tag bzw. das Jahr diese direkt manuell angepasst werden. Weitere Änderungen an den Dokumentendetails können außerdem nach Anfertigung der Dokumentkopie in der Dokumentverwaltung vorgenommen werden.

Sind in dem ursprünglichen Dokument Formatvorlagen für die Excel-, Word- oder PowerPoint-Dateien enthalten, so werden diese automatisch in das Folgedokument übernommen. Eine Kopie der Historie findet nicht statt. Zusätzlich besteht im Assistenzbereich „Perioden Optionen“ die Auswahlmöglichkeit, ob die Werte, Kommentare und Positionen in den Kopierprozess eingeschlossen werden sollen „Dokument kopieren“. Die Auswahl kann über die Checkboxen in der jeweiligen Spalte getroffen werden.

Checkboxen

„Werte kopieren“	Mit der Checkbox „Werte kopieren“ wird festgelegt, ob die Berichtswerte des Quelldokumentes, also alle im Bericht veränderlichen Daten, in die Kopie übernommen werden sollen.
„Kommentare kopieren“	Mit der Checkbox „Kommentare kopieren“ wird festgelegt, ob die im Quelldokument vorhandenen Kommentare der Berichtswerte in das Folgedokument kopiert werden sollen.
„Positionen kopieren“	Mit der Checkbox „Positionen kopieren“ wird festgelegt, ob sämtliche für das aktuelle Dokument importierte Positionsdaten in die zu erstellende Kopie übernommen werden sollen.
„Nur Dokumentstruktur kopieren“	Mit der Checkbox „Nur Dokumentstruktur kopieren“ werden jegliche Office-Dateien vom Kopiervorgang ausgeschlossen, so dass die erzeugte Kopie lediglich die Kapitel- bzw. Dokumentstruktur der Quelle aufweist. Bei Aktivierung der Checkbox entfallen sämtliche Perioden Optionen bei der Dokumentkopie, so dass dieser Assistenzbereich nur noch ausgegraut dargestellt wird.
„Word-Texte einfärben“	Mit der Checkbox „Word-Texte einfärben“ werden in kopierten und fortgeschriebenen Dokumenten sämtliche Texte der Word-Dateien farbig hinterlegt. Diese Markierung kann z.B. genutzt werden, um die Textteile zu kennzeichnen, die noch überarbeitet bzw. kontrolliert werden müssen.
"Anhänge entfernen"	Mit der Checkbox "Anhänge entfernen" werden in kopierten und fortgeschrieben Dokumenten sämtliche Anhänge entfernt.

Remote Worker

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Das Anlegen einer Dokumentkopie wird über den Button „Kopieren“ angestoßen.

Nach dem Start des Kopiervorgangs öffnet sich automatisch der Assistent „Remote Worker Übersicht“.

Dokument in Datei extrahieren

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SmartNotes bietet die Möglichkeit ganze Berichte zu extrahieren, um diese anschließend z.B. zum Zwecke einer Berichtsinspektion an AMANA consulting zu übermitteln. Die Extraktion eines ganzen Berichtes in eine externe Datei wird über den Button „Dokument in Datei extrahieren“ angestoßen.

Wenn Sie uns einen Extrakt übermitteln, wäre es sehr hilfreich, wenn Sie den Namen des Dokuments mit Ihrem Firmennamen versehen. So ist es für uns einfacher, die verschiedenen Konzernabschlüsse oder Jahresabschlüsse auseinander zu halten.

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In der anschließend erscheinenden Sicherheitsabfrage „Dokument kopieren“ muss der Extraktionsprozess noch einmal bestätigt oder abgebrochen werden.

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Sobald die Erstellung beendet ist (100% fertig) kann der Extrakt heruntergeladen werden.

Dazu markieren Sie die Zeile und starten den Vorgang mit dem roten Button.

Ab der Version 2.9.0.130 wird zum Herunterladen des Extrakts der grüne Button genutzt. Der rote Button wurde entfernt.

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