Validierungsverwaltung

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Der Assistent enthält eine Übersicht der bereits angelegten Validierungen und kann zum Anlegen neuer sowie zum Bearbeiten und Löschen bereits vorhandener Validierungen genutzt werden. In der „Vorschau“ werden alle bisher angelegten Validierungen angezeigt und die einzelnen Werte mit der jeweiligen Kapitelangabe in den Spalten „Linke Validierungsseite“ bzw. „Rechte Validierungsseite“ dargestellt.

Nach Anklicken einer Validierung werden im Assistenzbereich „Validierungsdetails“ weitere Detailinformationen zur ausgewählten Validierung angezeigt.

Mit dem Speichern der Änderungen über den Button „Speichern“ werden alle getätigten Änderungen endgültig übernommen und durch eine grün hinterlegte Nachricht links neben dem „Speichern“ Button bestätigt.

Mit dem Schließen des Assistenten für die Validierungsverwaltung über den Button „Schließen“ werden die Änderungen im SmartNotes Cockpit sichtbar und in der Spalte Validierungen angezeigt.

Sollen Änderungen in der Validierungsverwaltung [z.B. eine neu angelegte Validierung] verworfen werden, so muss der Assistent über den Button „Schließen“ verlassen und die anschließend erscheinende Sicherheitsabfrage mit „Nein“ beantwortet werden, ohne dass die Änderungen schon vorher gespeichert wurden.

Validierungen haben zwei Seiten, werden der Übersichtlichkeit halber im Cockpit aber immer nur in einem Kapitel angezeigt. Ausschlaggebend dabei ist, welcher Berichtswert in der Validierungsübersicht auf der linken Validierungsseite steht. Die „linke Validierung“ stellt immer das Ziel dar, also den Wert, der validiert werden soll.

Validierungen anlegen

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Zum Anlegen einer neuen Validierung wird der Button „Neuen Eintrag anlegen“ verwendet.

Im unteren Assistenzbereich „Validierungsdetails“ können anschließend über Dropdown-Menüs die genauen Berichtswerte für die linke und rechte Validierungsseite definiert werden. Dazu gehören das „Kapitel“, die [Werte-]„Spalte“, die Periode und anschließend der eigentliche Berichtswert [„Wert“].

Checkbox „Validierungen für alle verfügbaren Perioden anlegen“

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Über die Checkbox „Validierungen für alle verfügbaren Perioden anlegen“ werden auf Basis der sonstigen Validierungsdetails automatisch Validierungen für alle in der Tabelle vorhandenen, zusammenhängenden Perioden angelegt [z.B. die Validierungen Aktuelles Jahr gegen Aktuelles Jahr und Vorjahr gegen Vorjahr]. Wird die Checkbox aktiviert, dann wird das Dropdown-Menü für die Periodenangabe ausgegraut.

Dropdown-Menü „Anzahl Dezimalstellen“

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Über das Dropdown-Menü „Anzahl Dezimalstellen“ kann die Anzahl der Dezimalstellen, die bei der Validierung berücksichtigt werden sollen, festgelegt werden. Dabei können bis zu 10 Dezimalstellen ausgewählt werden. Wird der Wert „auto“ ausgewählt, so wird für die Validierung die Einstellung aus der zugehörigen Excel-Tabelle übernommen.

Button „Zur Liste hinzufügen“

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Beim Anlegen einer Validierung erscheint zusätzlich der Button „Zur Liste hinzufügen“. Durch einen Linksklick auf diesen Button werden neu angelegte Validierungen temporär in die Validierungsübersicht des Assistenten übernommen und bis zur endgültigen Speicherung grau dargestellt.

Validierung speichern

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Alternativ kann auch auf eine andere Validierung geklickt werden, wodurch der Dialog „Speichern“ angezeigt wird. Durch eine Bestätigung wird die neue Validierung temporär in der Validierungsübersicht des Assistenten übernommen und bis zur endgültigen Speicherung grau dargestellt. Anschließend können weitere Funktionen des Assistenten zur Validierungsverwaltung genutzt werden [z.B. weitere Validierungen angelegt oder bereits vorhandene Validierungen angepasst werden].

Als Hinweis, dass die Änderung [hier die Anlage einer neuen Validierung] noch nicht gespeichert wurde, ist der Text der neuen Validierung in der Validierungsübersicht noch in grau gehalten. Mit der endgültigen Speicherung ändert sich die Farbe des Textes in schwarz.

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Wenn bei der Neuanlage einer Validierung zwei übereinstimmende Perioden gefunden werden, so erscheint ein gesonderter Hinweis darauf. Anschließend werden die Validierungen für die beiden Perioden in die Übersicht aufgenommen, da es sich hierbei ebenfalls nur um eine temporäre Übernahme handelt, sind die Validierungssätze ausgegraut dargestellt.

Validierungen bearbeiten

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Zum Bearbeiten einer bereits angelegten Validierung kann, nachdem diese mit einem Linksklick in der Validierungsübersicht ausgewählt wurde, über den Button „Ausgewählten Eintrag bearbeiten“ in den Bearbeitungsmodus gewechselt werden. Alternativ kann die gewünschte Validierung auch durch einen Doppelklick in den Bearbeitungsmodus versetzt werden.

Anschließend können die Validierungsdetails angepasst werden.

Validierungen löschen

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Zum Löschen einer vorhandenen Validierung kann diese in der Validierungsübersicht ausgewählt und mit dem Button „Ausgewählten Eintrag löschen“ gelöscht werden. Es können auch mehrere Validierungen gleichzeigt ausgewählt und gelöscht werden.

In der anschließend erscheinenden Sicherheitsabfrage „Validierungen löschen“ muss der Löschvorgang noch einmal bestätigt werden. Eine weitere Bestätigung oder Speicherung über den Button „Speichern“ der Validierungsverwaltung ist nicht notwendig, die Änderung wird nach dem Schließen des Assistenten automatisch im SmartNotes Cockpit übernommen.

Ansicht im Cockpit

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Im SmartNotes Cockpit zeigt die Spalte „Validierung“ für jeden einzelnen Schnipsel die Anzahl der angelegten Validierungen an [hintere Zahl; Bsp. 0/1] und wie viele dieser Validierungen aufgehen [vordere Zahl; Bsp. 0/1].

Gehen alle Validierungen eines Kapitels auf, so wird dies durch einen grünen Haken in der Validierungsspalte angezeigt. Geht mindestens eine der Validierungen nicht auf, so wird statt des grünen Hakens ein rotes Ausrufungszeichen angezeigt. Die zugehörigen Berichtswerte müssen dann kontrolliert und gegebenenfalls manuell korrigiert werden.