Ergebnisdokument

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Die Ergebnisverwaltung teilt sich in die beiden Bereiche „Erzeugte Ergebnisdokumente“ und „Ergebnisdokument erzeugen“.

Teilergebnisdokument

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Ein Teilergebnisdokument wird ebenfalls über die Ergebnisverwaltung erzeugt, enthält aber nur eine Teilmenge des Dokumentes. Die Kapitelauswahl im Cockpit erfolgt dabei vorher über die Taste Strg. für einzelne und/oder über die Shift-Taste für mehrere Kapitel. Ebenso lässt sich per haltendem Mausklick und nach unten/oben ziehen ein Bereich im Cockpit markieren, welcher ins Teilergebnisdokument eingehen soll.

Die Ergebnisverwaltung wird dann über das Kontextmenü des Cockpits geöffnet. Dieses kann mit der rechten Maustaste geöffnet werden.

Assistenzbereich

„Erzeugte Ergebnisdokumente"

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Im Bereich „Erzeugte Ergebnisdokumente“ wird eine Liste der bisher über den Reiter erstellten Ergebnisdokumente mit den zugehörigen Detailinformationen dargestellt.

Je nach Art des Ergebnisdokumentes (Word, Excel, PowerPoint...) sind verschiedene Funktionen auf die Ergebnisdokumente anwendbar.

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Öffnen: Zum Öffnen eines Ergebnisdokumentes wird die Checkbox vor dem Namen des gewünschten Dokumentes angehakt und anschließend der Button „Öffnen“ verwendet. Die auf dem Server hinterlegte Version des ausgewählten Ergebnisdokumentes wird anschließend automatisch geöffnet.

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Löschen: Zum Löschen eines oder mehrerer Ergebnisdokumente werden diese über die Checkboxen vor ihrem Namen ausgewählt und anschließend der Button „Löschen“ verwendet. Daraufhin erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob die selektierten Dokumente wirklich gelöscht werden sollen. Zum endgültigen Löschen muss der Dialog mit „Ja“ bestätigt werden. Ein weiterer Hinweis nach Abschluss des Löschvorgangs findet nicht statt, die betreffenden Dokumente werden aus der Übersicht „Erzeugte Ergebnisdokumente“ entfernt.

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Vergleichen (zwei auswählen): Die erzeugten Word-Dokumente können miteinander verglichen und die Unterschiede sichtbar gemacht werden. Dazu werden in der Übersicht „Erzeugte Ergebnisdokumente“ zwei Word-Dateien über die jeweiligen Checkboxen ausgewählt und der Vergleich über den Button „Vergleichen [zwei auswählen]“ gestartet. Nach der Auswahl der gewünschten Vergleichsdokumente öffnet sich eine neue Word-Instanz, in der beide Dateien hinsichtlich ihrer Unterschiede dargestellt werden. Die Abweichungen werden in hellrot gekennzeichnet und durchgestrichen, so dass auf den ersten Blick die Differenzen zwischen den Dateien ersichtlich werden. Außerdem wird auf der linken Seite eine genaue Zusammenfassung über die Anzahl und Art der Veränderungen gegeben.

Diese Funktion kann bspw. hilfreich sein, wenn sich die Berichtswerte innerhalb des SmartNotes-Dokumentes geändert haben und ein Vergleich mit den Ausgangsdaten gezogen werden soll. In dieser Ansicht steht das SmartNotes Ribbon nur in eingeschränkter Funktion zur Verfügung.

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Vergleich umkehren: Die Checkbox „Vergleich umkehren“ ermöglicht es, dass das Original und das zu vergleichende Dokument vertauscht werden und damit auch die Richtung des Vergleichs umgekehrt wird.

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Alle anzeigen: Die Checkbox „Alle anzeigen“ ermöglicht es, dass sämtliche bisher erzeugten Ergebnisdokumente angezeigt werden. Dies schließt auch Ergebnisdokumente ein, die von anderen Nutzern erzeugt wurden. Standardmäßig werden in der Ergebnisverwaltung nur die vom Benutzer selbst erzeugten Dokumente aufgelistet.

Die Checkbox „Alle anzeigen“ wird nur bei entsprechender Berechtigung angezeigt. Damit die Checkbox zur Verfügung gestellt wird, muss der Benutzer die Berechtigung „Document – ADMIN“ innehaben.

„Ergebnisdokument erzeugen“

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Im Bereich „Ergebnisdokument erzeugen“ findet sich mit den Reitern eine Übersicht über die verschiedenen Arten von zu erstellenden Ergebnisdokumenten. Das jeweilige Vorgehen wird auf den einzelnen Themenseiten beschrieben.