Bei der Erstellung des Ergebnisdokuments ist es wichtig, dass die Verarbeitung vor dem Speichern des Dokuments abgeschlossen wurde. Daher ist es notwendig, nicht den roten Button zum Herunterladen, sondern den grünen Button zu drücken, um mit der Verarbeitung fortzufahren. Im Anschluss an die Erzeugung kann das Dokument über das SmartNotes Menü abgespeichert werden. Weitere Informationen zur Ergebnisdokumenterstellung finden Sie hier.
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Das lokal gespeicherte Dokument kann über das Menü "Ergebnisdokument re-importieren" wieder in SmartNotes eingeladen werden.
Note
Hinweis: Bei der Zusammenführung orientiert sich SmartNotes an IDs, die den einzelnen Kapiteln zugeordnet und in Word pro Schnipsel als Textmarke hinterlegt sind. Daher ist es wichtig, die Bearbeitung des Textes absatzweise vorzunehmen. Ein Bearbeiten oder Löschen mehrerer Absätze gleichzeitig könnte dazu führen, dass die IDs verschwimmen und keine eindeutige Zuordnung vorgenommen werden kann. Mehr zu dem Thema Textmarken und Re-Import finden Sie hier: Word Textmarken.
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Re-Import in bearbeitete Kapitel
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Wird der Re-Import durchgeführt und einige Kapitel wurden seitdem in SmartNotes bearbeitet, wirft SmartNotes eine Warnung auf, die den Bearbeiter auf die Änderungen aufmerksam macht.
Als nächstes muss lokal mit der Aufgabe fortgefahren werden (den grünen Button betätigen) und die re-importierte Datei wird geöffnet. Wird diese Datei eingecheckt, werden der Stand aus dem Re-Import übernommen und die Änderungen in dem Schnipsel überschrieben.
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Sehr große Dateien
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Es kann vorkommen, dass ein Dokument nicht re-importiert werden kann. Das liegt an der Dateigröße und wir arbeiten an der Lösung des Problems. Ein Workaround, der sich bereits bewährt hat, ist es, die Datei zu teilen und beide Teile separat zu re-importieren. Dadurch, dass sich SmartNotes an den Kapitel IDs orientiert, klappt dies ohne Probleme.
When creating the result document, it is important that the processing has been completed before saving the document. Therefore, it is necessary not to press the red button for downloading, but the green button to continue with the processing. Following generation, the document can be saved via the SmartNotes menu. For more information on result document generation, click here.
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The locally saved document can be reloaded into SmartNotes via the menu "Re-import Result Document".
Note
Note: When merging, SmartNotes is guided by IDs that are assigned to the individual chapters and stored in Word per snippet as a bookmark. Therefore, it is important to edit the text paragraph by paragraph. Editing or deleting several paragraphs at the same time could lead to the IDs becoming blurred and no clear assignment can be made. You can find more on the topic of bookmarks and re-import here: Word Bookmarks.
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Re-import into edited chapters
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If the re-import is carried out and some chapters have been edited in SmartNotes since then, SmartNotes will throw up a warning alerting the editor to the changes.
Next, the task must be continued locally (press the green button) and the re-imported file will be opened. If this file is checked in, the status from the re-import is taken over and the changes in the snippet are overwritten.
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Very large files
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It may happen that a document cannot be re-imported. This is due to the file size and we are working on a solution to the problem. A workaround that has already proven successful is to split the file and re-import both parts separately. Because SmartNotes uses the chapter IDs as a guide, this works without any problems.
