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Der Assistent „Strukturverwaltung“ kann zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Strukturen verwendet werden. Im Assistenzbereich „Kapitel“ werden alle angelegten Kapitel eines Dokumentes beziehungsweise dessen Strukturvarianten, der Umbruchstyp und unter Typ die hinterlegten Office-Dokumente eines Kapitels angezeigt.

Die Originalstruktur des Dokumentes, welche als Basis für weitere Strukturvarianten dient, wird stets als „<default>“ angegeben.

Die verschiedenen Strukturvarianten eines Dokumentes können im SmartNotes Cockpit über das Dropdown-Menü „“ aufgerufen werden.

Struktur anlegen

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Im Dropdown-Menü „Strukturen“ kann anschließend ein Name für die Struktur angegeben werden. Als Standardwert wird hier der Eintrag „Neue Struktur“ angezeigt. Bei der Vergabe des Namens darf als einziges Zeichen das Hochkomma ['] nicht enthalten sein. Außerdem muss der Name aus mindestens drei Zeichen bestehen.

Zusätzlich erscheint neben allen Kapiteln der default-Struktur des Originaldokumentes eine Checkbox. Mit Hilfe des Aktivierens oder Deaktivierens der Checkboxen wird festgelegt, ob ein Kapitel in der neuen Struktur vorhanden sein soll oder nicht. Kapitel, die nicht ausgewählt sind, werden in der Kapitelübersicht ausgegraut dargestellt.

Checkbox „Verberge nicht ausgewählte Kapitel“

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Die Checkbox „Verberge nicht ausgewählte Kapitel“ ermöglicht es, die nicht selektierten (ausgegrauten) Kapitel einer Struktur nicht angezeigt zu bekommen. Dies gewährleistet eine bessere Übersichtlichkeit.

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Über das Dropdown-Menü „Umbruchstyp“ kann für die einzelnen Word-Dateien der zugehörige Section Break definiert werden [siehe Abschnitt „“].

Neben der Möglichkeit einzelne Kapitel aus der neuen Struktur auszublenden, kann auch die Reihenfolge der Kapitel verändert werden. Dazu wird das gewünschte Kapitel mit einem Linksklick ausgewählt und die Maustaste weiterhin gedrückt gehalten. Dadurch wird das Kapitel blau hinterlegt und kann anschließend frei innerhalb der Kapitelstruktur verschoben werden. Beim Verschieben symbolisiert ein dunkelblauer Rahmen das zu verschiebende Kapitel. Sobald die gewünschte Position erreicht ist, kann die linke Maustaste gelöst und das Kapitel an die gewünschte Stelle verschoben werden.

Die erfolgte Änderung der Gliederung gilt nur für die jeweilige Strukturvariante und hat keinen Einfluss auf die originale „default“-Kapitelstruktur. Strukturvarianten stellen dementsprechend nur eine gesonderte Ansicht des SmartNotes-Dokumentes dar und sind quasi als „Schablonen“ zu verstehen, die über das Originaldokument gelegt werden.

Struktur bearbeiten

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Zum Bearbeiten einer angelegten Struktur wird diese über das Dropdown-Menü „“ ausgewählt. Die Struktur wechselt dabei automatisch in den Bearbeitungsmodus.

Anschließend können der Name der Struktur sowie die Gliederung und Section Breaks geändert werden.

Struktur auswählen

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Sind für ein Dokument mehrere Strukturen angelegt, so stehen diese in der Strukturverwaltung im Dropdown-Menü „Struktur“ als Auswahl zur Verfügung. Wird über einen Linksklick eine der Strukturen ausgewählt, so wird der Name im Feld des Dropdown-Menüs angezeigt und die zugehörige Kapitelstruktur in der Übersicht „Kapitel“ aktualisiert.

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Neue Kapitel werden automatisch in schon bestehende Strukturen übernommen. Sobald eine Struktur in der Strukturverwaltung ausgewählt wird, wird der Benutzer über das Hinzufügen eines neuen Kapitels informiert und gefragt, ob dieses in die bestehende Struktur übernommen werden soll.

Bearbeiten der Kapitelansicht

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Ist eine Strukturvariante als Ansicht ausgewählt, wird eine neue Strukturvariante angelegt oder eine bereits vorhandene bearbeitet, so werden neben dem Fenster der Kapitelübersicht verschiedene Buttons zur Bearbeitung der Kapitelansicht angezeigt

Die Buttons mit den Icons der Microsoft Office-Dokumente blenden jeweils diejenigen Kapitel in der Kapitelstruktur ein oder aus, denen eine entsprechende Word-, Excel- bzw. PowerPoint-Datei zugeordnet ist. Mit einem Klick auf das Fragezeichen werden diejenigen Kapitel aus- bzw. eingeblendet, bei denen keine der entsprechenden Office-Dateien hinterlegt sind, bei denen die Spalte „Typ“ also leer ist.

Sind bei einem Kapitel verschiedene Office-Dokumente hinterlegt, so müssen alle Office-Dateien abgewählt werden, damit das Kapitel in der Kapitelübersicht nicht mehr angezeigt wird.

Bei ausgeblendeten Dateien ändert sich die Farbe des entsprechenden Buttons auf grau, der Button derjenigen Dateien, die eingeblendet werden, ist blau.

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Word-Referenzen werden in der Strukturverwaltung, wie im Cockpit, durch ein rosa gefärbtes Word-Dokument-Symbol dargestellt.

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Durch einen Rechtsklick in die Kapitelübersicht öffnet sich das Kontextmenü „Filtering“, in dem nach bestimmten Kapitel gefiltert werden kann. Zusätzlich können die Spalten des Dialogs ein- und ausgeblendet werden".

In der aktuellen SmartNotes Version kann in der Strukturverwaltung neben dem Kapitel der Umbruchstyp, der Typ als auch die Tags Spalte aus dem Cockpit angezeigt werden.

Wenn die Strukturen in der gewünschten Form bearbeitet wurden, kann der Assistent zur Strukturverwaltung über den Button „Schließen“ verlassen werden.

Filter

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Über die Funktion „Filter“ kann innerhalb der Strukturverwaltung nach Parametern gefiltert werden. Zur Suche kann eine vollständige Bezeichnung oder Teile davon in das Eingabefeld eingetragen werden. Die Filterung beginnt sobald das erste Zeichen eingegeben wird. Die gefundenen Übereinstimmungen werden gelb hinterlegt.

Wird in der Strukturverwaltung die Spalte Tags aktiviert, so wird auch in dieser Spalte nach den Parametern gesucht und nur noch die Kapitel angezeigt, welche dem Filter entsprechen.

Bei der Filterung wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden und es gibt keine Beschränkung der Eingabemöglichkeit.

Wird kein Ergebnis zum eingetragenen Suchbegriff gefunden, werden in der Kapitelübersicht keine Kapitel angezeigt.

Kapitel verschieben

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Bei Bedarf können Kapitel in der Reihenfolge verschoben werden (nicht in der default-Struktur).

Dazu einfach ein Kapitel mit der Maus anklicken und bei gedrückter Maustaste verschieben.

Umbruchstyp anpassen

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Section Breaks können genutzt werden, um verschiedene Bereiche für unterschiedliche Layouts oder Formate innerhalb der Word-Dateien in einem Dokument festzulegen [z.B. für unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen; Seitenzahlen, die in jeder Section mit „1“ beginnen]. Ein Section Break begrenzt dabei das Format des vor ihm vorhandenen Textes in den Word-Dateien. Wird der Section Break gelöscht, so wird auch die zugehörige Formatierung gelöscht [der Text wird dem nächsten Section Break zugeschlagen und übernimmt dessen Formatierung].

Section Breaks können nur für Kapitel mit hinterlegten Word-Dateien angelegt werden. Diese werden über das Dropdown-Menü „Umbruchstyp“ festgelegt und in der Kapitelübersicht in der Spalte Umbruchstyp angezeigt.

SmartNotes verwendet in der aktuellen Version eine stark verbesserte Kopfzeilenlogik. Das Layout des Word-Schnipsels, der mit einem Section Break versehen wurde, wird automatisch auf alle folgenden Word-Schnipsel übertragen. So ist sichergestellt, dass der Bearbeiter beim Auschecken eines Word-Dokumentes stets das korrekte Layout des „führenden“ Word-Schnipsels [mit Section Break] erhält. Damit SmartNotes diese Logik anwendet, muss die Option „SmartNotes Kopfzeilen-Verwaltung verwenden“ in den Word Einstellungen aktiviert sein [siehe Kapitel „].

	Umbruchstyp fortlaufend	Mit „Umbruchstyp fortlaufend“ wird ein Section Break eingefügt und die neue Section auf der gleichen Seite gestartet. Er kann z.B. genutzt werden, wenn verschiedene Formatierungen auf einer Seite verwendet werden sollen [bspw. eine unterschiedliche Spaltenanzahl].
	Umbruchstyp nächste Seite	Mit „Umbruchstyp nächste Seite“ wird ein Section Break eingefügt und die neue Section auf der nächsten Seite gestartet. Er kann z.B. genutzt werden, wenn ein neues Kapitel automatisch auf einer neuen Seite beginnen soll.
	Umbruchstyp ungerade Seite	Mit „Umbruchstyp ungerade Seite“ wird ein Section Break eingefügt und die neue Section auf einer ungeraden Seite gestartet. Er kann z.B. genutzt werden, wenn ein neues Kapitel automatisch auf einer ungeraden Seite beginnen soll.
	Umbruchstyp gerade Seite	Mit „Umbruchstyp gerade Seite“ wird ein Section Break eingefügt und die neue Section auf einer geraden Seite gestartet. Er kann z.B. genutzt werden, wenn ein neues Kapitel automatisch auf einer geraden Seite beginnen soll.

Kopieren von Abschnittswechseln

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Abschnittswechsel können sowohl separat gepflegt werden als auch von einer Struktur in eine andere kopiert werden.

Zum Kopieren von Abschnittswechsel wird zunächst die Struktur in der Strukturverwaltung aufgerufen, in die die Abschnittswechsel kopiert werden sollen. Nach einem Klick auf den Button zum Kopieren von Abschnittswechseln öffnet sich ein Fenster „Seitenumbruch Verwaltung“. Hier kann aus einem Drop Down Menü die Struktur gewählt werden, aus der die Abschnittswechsel übernommen werden sollen.

Struktur kopieren

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Um eine Struktur zu kopieren muss zunächst eine neue Struktur angelegt und benannt werden.

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Danach kann über den Button „Auswahl kopieren“ die Struktur, welche vervielfältigt werden soll in die neue Struktur hineinkopiert werden.

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Es öffnet sich ein Fenster, in dessen Dropdown-Menü die Struktur, welche vervielfältigt werden soll ausgewählt werden kann. Anschließend kann die Auswahl über den Button „OK“ bestätigt werden.

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Hinweis: Die Standard-Struktur „<default>“ kann nicht überschrieben werden. SmartNotes gibt in diesem Fall eine entsprechende Warnmeldung aus.

Struktur löschen

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Zum Löschen einer vorhandenen Struktur kann diese im Dropdown-Menü „Struktur“ ausgewählt und mit dem Button „Ausgewählten Eintrag löschen“ gelöscht werden.

In der anschließend erscheinenden Sicherheitsabfrage „Löschaktion bestätigen“ muss der Löschvorgang noch einmal bestätigt werden. Anschließend erscheint in der Übersicht „Kapitel“ der Hinweis, dass keine Struktur ausgewählt wurde.

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