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| Der Assistent gibt einen Überblick über alle bisher angelegten Referenzen und sortiert diese im Assistenzbereich „Referenztypen“ in vier Kategorien: - Word Referenzen: In diesem Reiter werden alle aus [anderen SmartNotes-Dokumenten] referenzierten Word-Dateien aufgelistet.
- Verknüpfte Tabellen: In diesem Reiter werden alle [aus anderen SmartNotes-Dokumenten] referenzierten Tabellen in Word-Dateien aufgelistet.
- Excel Referenzen: In diesem Reiter werden alle [aus anderen SmartNotes-Dokumenten] referenzierten Berichtswerte in Excel-Dateien aufgelistet.
- Textblock Referenzen: In diesem Reiter werden alle [aus anderen SmartNotes-Dokumenten] referenzierten Textblöcke in Word aufgelistet.
Die Übersicht ist in die beiden Spalten „Aktuell referenzierter Bericht“ und „Zu referenzierender Bericht“ aufgeteilt . Die Spalten können durch einen Linksklick auf den jeweiligen Spaltenkopf auf Basis des Spalteninhalts in aufsteigender Reihenfolge sortiert werden. Mit einem weiteren Mausklick werden die Zeilen in absteigender Reihenfolge sortiert. Die Spalte, nach der sortiert wird, und die Art der Sortierung werden durch ein Dreieck in der Mitte des jeweiligen Spaltenkopfes angezeigt. Erst mit dem Speichern der Änderungen über den Button „Speichern“ werden alle getätigten Änderungen endgültig übernommen und durch eine grün hinterlegte Nachricht links neben dem „Speichern“ Button bestätigt. Um Änderungen vor dem Speichern zu verwerfen genügt es, den Assistenten für die Referenzverwaltung mit dem Button „Schließen“ zu verlassen und die anschließend erscheinende Sicherheitsabfrage mit „Nein“ zu beantworten. |
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| In der linken Spalte „Aktuell referenzierter Bericht“ wird das Dokument, aus dem die Referenz entnommen wird, angezeigt. Über die „+“ bzw. „-“ Zeichen links vom Namen lassen sich die Kapitel, die die Referenz beinhalten, ein- und ausblenden. In der rechten Spalte „Zu referenzierender Bericht“ kann die aktuelle Referenz geändert werden. Dazu wird auf den Namen des momentan eingetragenen Dokumentes ein einfacher Linksklick ausgeführt, wodurch ein Dropdown-Menü aufgerufen wird. Mit Hilfe der gegebenen Auswahlliste ist es möglich, ein anderes Dokument zu bestimmen, das als Referenzquelle dient. In einem fortgeschriebenen Dokument werden alle ausgewählten Perioden vorgeschoben, so dass alte Referenzen möglicherweise überprüft und geändert [„umgebogen“] werden müssen. |
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Im Falle von referenzierten Word-Dateien werden nur SmartNotes-Dokumente im Dropdown-Menü zur Auswahl angeboten, die ebenfalls über eine ähnliche [bzw. identische] Quelldatei verfügen. |
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| Um nachzuvollziehen woher ein referenziertes Word-Dokument stammt, kann neben der Referenzverwaltung auch das Kontextmenü des Cockpits genutzt werden. Dazu wird ein Rechtsklick auf das Referenzsymbol in der Word-Spalte ausgeführt und der Unterpunkt „Wordreferenz Informationen“ gewählt. Anschließend erscheint ein Hinweisfenster, das genauere Angaben zum referenzierten Word-Dokument enthält. |
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Löschen von Wordreferenzen |
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| Innerhalb des Cockpits können einzelne Wordreferenzen gelöscht werden. Zum Löschen von Wordreferenzen wird das entsprechende Kapitel mit der linken Maustaste markiert. Mit der rechten Maustaste kann anschließend das Kontextmenü geöffnet werden. Durch die Auswahl des Unterpunktes „Löschen / Ersetzen“ werden die Löschoptionen für vorhandene Office-Dokumente angezeigt. Dort kann der Eintrag „Wordreferenz löschen“ verwendet werden, um die Verknüpfung aufzuheben. Anschließend erscheint eine Sicherheitsabfrage, die mit „Ja“ beantwortet werden muss, damit die Referenz gelöscht und so die Verknüpfung auf ein anderes Word-Dokument aufgehoben wird. |
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weiter zu -- Datenquellen exportieren / wiederherstellen >>
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SmartNotes offers various possibilities to create and manage references across documents. For example, individual tables and report values, but also entire Word files can be integrated as links. |
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Reference kinds
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| The wizard gives an overview of all references created so far and sorts them into four categories in the wizard area "Reference types": - Word references: This tab lists all Word files referenced from [other SmartNotes documents].
- Linked Tables: This tab lists all tables in Word files referenced [from other SmartNotes documents].
- Excel References: This tab lists all report values referenced [from other SmartNotes documents] in Excel files.
- Text Block References: This tab lists all text blocks referenced [from other SmartNotes documents] in Word.
The overview is divided into the two columns "Currently referenced report" and "Report to be referenced" . The columns can be sorted in ascending order based on the column content by left-clicking on the respective column header. Another mouse click sorts the rows in descending order. The column being sorted by and the type of sorting are indicated by a triangle in the middle of the respective column header. Only when the changes are saved via the "Save" button are all changes made finally adopted and confirmed by a message with a green background to the left of the "Save" button. To discard changes before saving, it is sufficient to exit the reference management wizard with the "Close" button and answer the security question that then appears with "No". |
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| The document from which the reference is taken is displayed in the left column "Currently referenced report". Using the "+" or "-" signs to the left of the name, the chapters containing the reference can be shown or hidden. In the right-hand column "Report to be referenced", the current reference can be changed. To do this, simply left-click on the name of the currently entered document to open a drop-down menu. With the help of the given drop-down list, it is possible to specify another document to serve as the reference source. In an updated document, all selected periods are moved forward, so old references may have to be checked and changed ["bent over"]. |
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In the case of referenced Word files, only SmartNotes documents that also have a similar [or identical] source file are offered for selection in the drop-down menu. |
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| In order to trace the origin of a referenced Word document, the context menu of the cockpit can be used in addition to the reference management. To do this, right-click on the reference symbol in the Word column and select the sub-item "Word reference information". |
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| A message box then appears containing more detailed information about the referenced Word document. |
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Delete Word Reference |
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| Within the cockpit, individual Word references can be deleted. To delete Word references, the corresponding chapter is marked with the left mouse button. The context menu can then be opened with the right mouse button. By selecting the sub-item "Delete / Replace", the deletion options for existing Office documents are displayed. There, the entry "Delete Word Reference" can be used to remove the link. A confirmation prompt then appears, which must be answered with "Yes" to delete the reference and thus remove the link to another Word document. |
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