...
...
| Column |
|---|
 Image Removed
|
...
...
...
| German |
|---|
Aufruf der Dokumentverwaltung |
|---|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| Der Assistent für die Dokumentverwaltung findet sich unter dem Menüpunkt „Stammdaten“ und kann mit dem Unterpunkt „Dokumente“ geöffnet werden. Alternativ kann der Button „Dokumentverwaltung“ in der Werkzeugleiste verwendet werden. |
|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| Nach der Auswahl eines Dokumentes durch einen Linksklick werden für dieses Dokument im Assistenzbereich weitere Detailinformationen angezeigt. |
|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| Die Ansicht der vorhandenen Dokumente in der „Dokumentübersicht“ kann mit Hilfe verschiedener Gruppierungsoptionen verändert werden. Zum Umschalten der Ansicht wird ein Rechtsklick in die Dokumentübersicht ausgeführt, um das Kontextmenü zu öffnen. Hier kann nun zwischen drei weiteren Ansichten gewählt werden. Diese entsprechen den Ansichtsoptionen, die auch im Dialog „Verfügbare Dokumente“ angeboten werden. Wenn die Dokumente in der gewünschten Form bearbeitet wurden, kann der Assistent zur Dokumentverwaltung über den Button „Schließen“ verlassen werden. Änderungen werden temporär vorgehalten, sobald ein anderes Dokument in der Übersicht selektiert wird. Erst mit dem Speichern der Änderungen über den Button „Speichern“ werden alle getätigten Änderungen endgültig übernommen und durch eine grün hinterlegte Nachricht links neben dem „Speichern“ Button bestätigt. Um Änderungen vor dem Speichern zu verwerfen genügt es, den Assistenten zur Dokumentverwaltung mit dem Button „Schließen“ zu verlassen und die anschließend erscheinende Sicherheitsabfrage mit „Nein“ zu beantworten. Siehe „Hinweise zum Handbuch" für eine Erklärung der Buttons. |
|
|
Neues Dokument anlegen |
|---|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| Zum Anlegen eines neuen Dokumentes wird der Button „Neuen Eintrag anlegen" verwendet. Im Assistenzbereich „Dokumentendetails“ können anschließend Detailinformationen zum neuen Dokument hinterlegt werden. Dazu gehören der Name und der Stichtag [z.B. der 31.12.], der zugleich auch das Bezugsjahr des Dokumentes bestimmt. Das Feld „Name“ ist mit einem * versehenen, da es sich hierbei um eine Pflichtangabe handelt. Wenn das Namensfeld beim Speichern leer oder nicht korrekt ausgefüllt wurde, erscheint eine Fehlermeldung und die Eingabe muss korrigiert werden. Der fehlerhafte Eintrag wird rechts neben dem Eingabefeld mit einem Ausrufezeichen versehen. Bei der Vergabe des Namens des Dokumentes darf als einziges Zeichen das Hochkomma ['] nicht enthalten sein. Außerdem muss der Name aus mindestens drei Zeichen bestehen. Wird kein neuer Name für das Dokument angegeben, so wird der Standardeintrag „Neues SmartNotes Dokument“ verwendet. Ein neu angelegtes Dokument wird automatisch an der letzten Stelle der Dokumentenübersicht angezeigt. Erst nach dem Speichern sämtlicher Änderungen in der Dokumentverwaltung wird es an der entsprechenden chronologischen Position aufgeführt. |
|
| Panel |
|---|
| borderStyle | dashed |
|---|
| title | Workflow zuweisen |
|---|
|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| Über das Dropdown-Menü „Workflow" kann dem Dokument der entsprechende Workflow zugewiesen werden. Der Button rechts neben dem Dropdown-Menü öffnet die Statusverwaltung, in welcher sich die verschiedenen Statusstufen für das jeweilige Dokument definieren lassen. |
|
|
| Panel |
|---|
| borderStyle | dashed |
|---|
| title | Stichtag festlegen |
|---|
|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| Bei der Neuanlage eines Dokumentes ist standardmäßig der 31.12. des aktuellen Jahres als Stichtag angegeben. Dieser lässt sich über die zugehörige „Kalenderfunktion" beliebig ändern. Alternativ können mit einem Linksklick auf den Tag bzw. das Jahr diese direkt manuell angepasst werden. Durch einen Linksklick auf ein anderes Dokument in der Dokumentübersicht wird das neue Dokument temporär in die Dokumentübersicht des Assistenten aufgenommen. Anschließend können weitere Funktionen der Dokumentverwaltung genutzt werden [z.B. weitere Dokumente angelegt oder die Dokumentendetails von bereits vorhandenen Dokumenten geändert werden]. Nach dem Speichern können im Bearbeitungsmodus über den Schlüsselbutton Berechtigungen für das neue Dokument vergeben werden. |
|
|
| Panel |
|---|
| borderStyle | dashed |
|---|
| title | Berechtigungen kopieren |
|---|
|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| Wenn Sie in einem anderen Dokument bereits Berechtigungen hinterlegt haben, dann können Sie diese für das neu angelegte Dokument übernehmen. Verwenden Sie dazu den Button "Berechtigungen kopieren" und wählen Sie das Dokument aus, das die Vorlage (die Berechtigungen) liefert. Der folgenden Hinweis warnt Sie noch einmal, dass Sie die Berechtigungen aus dem Zieldokument (Bsp. Dokument 2) in das neue Dokument (Bsp. Dokument 1) kopieren und dies die aktuellen Berechtigungen überschreibt. Wählen Sie "Ja", wenn Sie die Berechtigungen übernehmen wollen.
| Note |
|---|
Es werden nur dokumentweite Berechtigungen übernommen! |
|
|
|
|
Dokument bearbeiten |
|---|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| Zum Bearbeiten der Dokumentdetails eines bereits angelegten Dokumentes kann, nachdem dieses mit einem Linksklick in der Dokumentübersicht ausgewählt wurde, über den Button „Ausgewählten Eintrag bearbeiten“ in den Bearbeitungsmodus gewechselt werden. Alternativ kann das gewünschte Dokument auch durch einen Doppelklick in den Bearbeitungsmodus versetzt werden. Anschließend können die Detailinformationen des Dokumentes, der Workflow, Stichtag bzw. Bezugsjahr und bei Bedarf über den Schlüsselbutton auch die Berechtigungen geändert werden. |
|
| Note |
|---|
Hinweis: Wenn der Workflow eines Dokumentes geändert wird, erscheint eine Warnmeldung, dass sämtliche Statusinformationen der Kapitel des ausgewählten Dokumentes verworfen werden. Im Cockpit werden alle Kapitel mit „INVALID STATUS“ gekennzeichnet und es müssen dementsprechend die Statusstufen des neuen Workflows manuell für alle Kapitel neu vergeben werden. |
|
Dokument löschen |
|---|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| Zum Löschen eines vorhandenen Dokumentes kann dieses in der Dokumentübersicht ausgewählt und mit dem Button „Ausgewählten Eintrag löschen“ gelöscht werden. In der anschließend erscheinenden Sicherheitsabfrage „Dokument löschen“ muss der Vorgang noch einmal bestätigt werden. Eine weitere Bestätigung oder Speicherung über den Button „Speichern“ ist nicht notwendig, die Änderung wird nach dem Schließen des Assistenten für die Dokumentverwaltung automatisch im SmartNotes Cockpit übernommen. |
|
|
Dokument Wiederherstellen |
|---|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| Zum Wiederherstellen eines gelöschten Dokuments muss der Benutzer zunächst in die Dokumentenverwaltung. Mit einem Linksklick auf den Button „Dokument Wiederherstellen“ öffnet sich ein weiteres Fenster, mit all den zuvor gelöschten Dokumenten. Die blaue Markierung zeigt an, welches Kapitel ausgewählt ist und wiederhergestellt werden soll. Klickt der Benutzer auf den Button „Wiederherstellen“, wird das Kapitel erstellt und befindet sich somit wieder in der Dokumentenverwaltung. |
|
|
|
...
...
...
Weiter mit - Kapitel >>
...
...
...
| Column |
|---|
 Image Removed
|
| Column |
|---|
In the document management, new documents can be created and existing documents can be edited or deleted. In addition, the document management can also be accessed from the report overview, which opens automatically when SmartNotes is started. See „CloudAvailable Documents Dialog“. In the "Document overview", all created documents are displayed in a list with the respective reference year. |
Calling up the document management |
|---|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| The assistant for document management can be found under the menu item "Master data" and can be opened with the sub-item "Documents". Alternatively, the button "Document management" in the toolbar can be used. |
|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| After selecting a document by a left click, further detailed information is displayed for this document in the assistance area. |
|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| The view of the existing documents in the "Document overview" can be changed using various grouping options. To switch the view, right-click in the document overview to open the context menu. Three further views can now be selected here. These correspond to the view options that are also offered in the "Available documents" dialogue. When the documents have been edited in the desired form, the document management assistant can be exited via the "Close" button. Changes are temporarily retained as soon as another document is selected in the overview. Only when the changes are saved by clicking on the "Save" button are all changes finally adopted and confirmed by a green message to the left of the "Save" button. To discard changes before saving them, simply exit the document management wizard by clicking the "Close" button and answer the security question that appears with "No". See "Notes on the manual" for an explanation of the buttons. |
|
|
Create new document |
|---|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| The button "Create new entry" is used to create a new document. In the assistance area "Document details", detailed information on the new document can then be stored. This includes the name and the reference date [e.g. 31.12.], which also determines the reference year of the document. The "Name" field is marked with an asterisk (*) because it is mandatory. If the name field is empty or not filled in correctly when saving, an error message appears and the entry must be corrected. The incorrect entry is marked with an exclamation mark to the right of the input field. When assigning the name of the document, the only character that must not be included is the apostrophe [']. In addition, the name must consist of at least three characters. If no new name is given for the document, the default entry "New SmartNotes Document" is used. A newly created document is automatically displayed in the last position of the document overview. Only after saving all changes in the document management will it be listed in the corresponding chronological position.
|
|
| Panel |
|---|
| borderStyle | dashed |
|---|
| title | Assign workflow |
|---|
|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| The corresponding workflow can be assigned to the document via the drop-down menu "Workflow". The button to the right of the drop-down menu opens the status management, in which the various status levels can be defined for the respective document. |
|
|
| Panel |
|---|
| borderStyle | dashed |
|---|
| title | Set due date |
|---|
|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| When a new document is created, the 31.12. of the current year is specified as the key date by default. This can be changed as desired via the associated "calendar function". Alternatively, a left-click on the day or the year can be used to adjust them manually. By left-clicking on another document in the document overview, the new document is temporarily added to the document overview of the assistant. Afterwards, further functions of the document management can be used [e.g. creating further documents or changing the document details of already existing documents]. After saving, permissions for the new document can be assigned in edit mode via the key button.
|
|
|
| Panel |
|---|
| borderStyle | dashed |
|---|
| title | Copy permissions |
|---|
|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| If you have already stored permissions in another document, you can copy them to the newly created document. To do this, use the button "Copy permissions" and select the document that provides the template (the permissions). The following note warns you again that you are copying the permissions from the target document (e.g. document 2) to the new document (e.g. document 1) and this will overwrite the current permissions. Select "Yes" if you want to copy the permissions.
| Note |
|---|
Only document-wide permissions are transferred! |
|
|
|
|
Edit document |
|---|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| To edit the document details of a document that has already been created, select it in the document overview by left-clicking on it and then click on the button "Edit selected entry" to switch to the editing mode. Alternatively, the desired document can also be switched to editing mode by double-clicking on it. Subsequently, the detailed information of the document, the workflow, key date or reference year and, if required, the authorisations can be changed via the key button. |
|
| Note |
|---|
Note: If the workflow of a document is changed, a warning message appears that all status information of the chapters of the selected document will be discarded. In the cockpit, all chapters are marked with "INVALID STATUS" and accordingly the status levels of the new workflow must be reassigned manually for all chapters. |
|
Delete document |
|---|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| To delete an existing document, it can be selected in the document overview and deleted with the button "Delete selected entry". In the subsequent security question "Delete document", the process must be confirmed once again. A further confirmation or saving via the button "Save" is not necessary, the change is automatically adopted in the SmartNotes Cockpit after closing the document management assistant. |
|
|
Restore document |
|---|
| Section |
|---|
| Column |
|---|
|  Image Modified
|
| Column |
|---|
| To restore a deleted document, the user must first go to the document management. With a left click on the button "Restore document", another window opens with all the previously deleted documents. The blue marking indicates which chapter is selected and should be restored. If the user clicks on the "Restore" button, the chapter is created and is thus back in the document management. |
|
|
|
...
...
...
...
...
<< Back to overview - Master Data --
