Aufruf der Statusverwaltung

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Der Assistent für die SmartNotes Workflow-Verwaltung ist im Assistenten für die Statusverwaltung enthalten. Dieser findet sich unter dem Menüpunkt „Stammdaten“ und kann mit dem Unterpunkt „Status“ aufgerufen werden.

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Der Assistent kann zum Anlegen neuer sowie zum Bearbeiten und Löschen bereits vorhandener Workflows genutzt werden. Um auf die Workflow-Verwaltung zugreifen zu können, muss der Assistent zur Statusverwaltung erweitert werden. Dies geschieht über die „Pfeiltaste" im unteren linken Bereich. Daraufhin wird die Statusverwaltung um den Assistenzbereich „Workflows“ erweitert.

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In der „Workflow Übersicht“ werden alle angelegten Workflows in alphabetischer Reihenfolge dargestellt. Nach Anklicken eines Workflows werden im unteren Assistenzbereich „Workflow Details“ weitere Detailinformationen zu dem ausgewählten Workflow angezeigt.

Wenn die Verwaltung der Workflows abgeschlossen ist, kann der Assistent mit dem Button „Schließen" verlassen werden.

Erst mit dem Speichern der Änderungen über den Button „Speichern“ werden alle getätigten Änderungen endgültig übernommen und durch eine grün hinterlegte Nachricht links neben dem „Speichern“ Button bestätigt.

Um Änderungen vor dem Speichern zu verwerfen genügt es, den Assistenten zur Workflow-Verwaltung mit dem Button „Schließen“ zu verlassen und die anschließend erscheinende Sicherheitsabfrage mit „Nein“ zu beantworten.

Siehe „" für eine Erklärung der Buttons.

Workflow anlegen

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Zum Anlegen eines neuen Workflows wird der Button „Neuen Eintrag anlegen“ verwendet.

In den „Workflow Details“ können anschließend der Name des neuen Workflows und eine zugehörige Beschreibung angegeben werden. Bei der Vergabe des Namens bestehen keine Einschränkungen in Bezug auf Sonderzeichen oder Mindestlänge.

Wird kein neuer Name für den Workflow angegeben, wird der Standardeintrag „<<Workflow Positions-Nr.>>“ verwendet.

Über die verschiedenen Dropdown-Menüs können die jeweiligen Statusstufen für „Import", „Standardbearbeitungsstatus" und den finalen beziehungsweise „geschlossenen Status" ausgewählt werden.

Import Status: Dieser Status wird automatisch von SmartNotes für die betroffenen Kapitel vergeben, wenn sich mindestens ein Wert durch einen Datenimport geändert hat.
Default Status: Dieser Status stellt den Standardbearbeitungsstatus eines Kapitels dar und wird von SmartNotes automatisch bei der Neuanlage eines Kapitels und nach manuellen Änderungen an den Berichtswerten eines Kapitels mit der Statusstufe „Import Status“ vergeben.
Geschl. Status: Dieser Status stellt den finalen beziehungsweise abgeschlossenen Bearbeitungsstatus eines Kapitels dar und verhindert, dass die Zahlenbasis des Dokuments sich durch weitere Importvorgänge verändert.

Bei der Neuanlage eines Workflows stehen keine Statusstufen zur Auswahl bereit, da diese erst noch im rechten Assistenzbereich der Statusverwaltung für den neuen Workflow erstellt werden müssen. Nach der Anlage der gewünschten Statusstufen können diese über die Dropdown-Menüs im Assistenzbereich „Workflow Details“ ausgewählt werden.

Durch einen Linksklick auf einen anderen Workflow Namen wird der neue Workflow temporär in die Workflow Übersicht des Assistenten übernommen. Anschließend können weitere Funktionen des Assistenten für die Workflow-Verwaltung genutzt werden [z.B. weitere Workflows anlegen oder bereits vorhandene Workflows ändern].

Workflow bearbeiten

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Zum Bearbeiten eines bereits angelegten Workflows kann, nachdem dieser mit einem Linksklick in der Workflow Übersicht ausgewählt wurde, über den Button „Ausgewählten Eintrag bearbeiten“ in den Bearbeitungsmodus gewechselt werden. Alternativ kann der gewünschte Workflow auch durch einen Doppelklick in den Bearbeitungsmodus versetzt werden.

Anschließend können in den „Workflow Details“ der Name des Workflows und die zugehörige Beschreibung geändert werden.

Hinweis: Die Änderung eines Workflows erfolgt nicht nur für das aktuell geöffnete Dokument, sondern möglicherweise auch für andere Dokumente. Wenn weitere Dokumente denselben Workflow verwenden, dann wirken sich jeglichen Änderungen auch auf diese aus. SmartNotes blendet einen entsprechenden Hinweis vor der Bearbeitung von Workflows ein.

Vier Augen Prinzip

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Durch Setzen des Häkchens beim „Vier Augen Prinzip" wird sichergestellt, dass das Weitersetzen des Status durch mehrere Personen durchgeführt werden muss.

Workflow kopieren

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Zum Kopieren eines bestehenden Workflows wird der Button „Auswahl kopieren“ verwendet. Die weitere Anpassung erfolgt dann über „Workflow bearbeiten".

Workflow löschen

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Zum Löschen eines vorhandenen Workflows kann dieser in der Workflow Übersicht ausgewählt und mit dem Button „Ausgewählten Eintrag löschen“ gelöscht werden.

In der anschließend erscheinenden Sicherheitsabfrage „Workflow löschen?“ muss der Löschvorgang noch einmal bestätigt werden. Eine weitere Bestätigung oder Speicherung über den Button „Speichern“ des Assistenten für die Workflow-Verwaltung ist nicht notwendig.

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Das Löschen des Default Workflow ist nicht möglich. Beim Versuch diesen zu löschen erhalten Sie die folgende Fehlermeldung.

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Workflows, die in einem SmartNotes-Dokument verwendet werden, können ebenfalls nicht gelöscht werden. Um einen in Benutzung befindlichen Workflow zu löschen, muss dem betreffenden Dokument erst ein anderer Workflow in der Dokumentverwaltung zugewiesen werden.

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