Aufruf der Periodenverwaltung

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Der Assistent für die SmartNotes Periodenverwaltung findet sich unter dem Menüpunkt „Stammdaten“ und kann mit dem Unterpunkt „Perioden“ aufgerufen werden.

Der Assistent kann zum Anlegen neuer sowie zum Bearbeiten und Löschen bereits vorhandener Perioden genutzt werden. In der „Periodenübersicht“ werden alle bisher angelegten Perioden eines Dokumentes mit ihrem Namen dargestellt.

Perioden können in Beziehung zueinander stehen, so werden beispielsweise die Daten beim Fortschreiben [Vorrollen] des Dokumentes aus der aktuellen Periode in die hierarchisch untergeordnete Vergleichsperiode verschoben. Diese Beziehung der Perioden wird in der Periodenübersicht über die Reihenfolge der Auflistung und die Einrückung dargestellt: In Beziehung stehende Perioden werden untereinander aufgelistet, die Vorgängerperioden werden dabei eingerückt. Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen spielen u.a. innerhalb des Rundungsformulars oder, wie bereits zuvor erwähnt, bei der Fortschreibung eines Dokumentes eine wichtige Rolle.

Nach Selektion eines Periodennamens werden in den unteren Assistenzbereichen „Perioden Details“ sowie „Optionale Informationen“ weitere Detailinformationen zu der ausgewählten Periode angezeigt. Wenn die Verwaltung der Perioden abgeschlossen ist, kann der Assistent mit dem Button „Schließen“ verlassen werden.

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Nach dem Erstellen einer neuen Periode kann diese über den Button „Zur Liste hinzufügen“ der Perioden-Liste hinzugefügt werden. Um getätigte Änderungen endgültig zu übernehmen, muss der „Speichern“ Button verwendet werden.

Um Änderungen vor dem Speichern zu verwerfen genügt es, den Assistenten für die Periodenverwaltung mit dem Button „Schließen“ zu verlassen und die anschließend erscheinende Sicherheitsabfrage mit „Nein“ zu beantworten.

Siehe „" für eine Erklärung der Buttons.

Neue Periode anlegen

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Zum Anlegen einer neuen Periode wird der Button „Neuen Eintrag anlegen" verwendet.

In den „Perioden Details“ können anschließend die Bezeichnung der neuen Periode, ggf. die vorhergehende Periode [Vorgängerperiode] und eine Beschreibung für die neue Periode angegeben werden. Die Angabe eines neuen Namens beziehungsweise einer neuen Bezeichnung ist eine Pflichtangabe. Wird kein neuer Name für die Periode angegeben, erscheint vor dem Textfeld ein Hinweis auf die fehlende Bezeichnung. Bei der Vergabe des Namens bestehen keine Einschränkungen in Bezug auf Sonderzeichen, die Länge muss zwischen 1 und 100 Zeichen betragen. Der technische Name wird automatisch von SmartNotes erstellt und kann nicht geändert werden, er wird daher ausgegraut dargestellt.

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Im Bereich „Optionale Informationen“ werden das Start- und das Enddatum der Periode angegeben. Nur wenn die XBRL Funktionen in SmartNotes genutzt werden, müssen hier die Zeiträume definiert werden. Dazu kann die Kalenderfunktion genutzt werden. Alternativ können mit einem Linksklick auf den Tag beziehungsweise das Jahr diese direkt manuell angepasst werden.

Die Checkbox „Standardperiode" ermöglicht es, die neue Periode als Standardperiode zu definieren.

Periode bearbeiten

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Zum Bearbeiten einer bereits angelegten Periode kann, nachdem diese mit einem Linksklick in der Periodenübersicht ausgewählt wurde, über den Button „Ausgewählten Eintrag bearbeiten“ in den Bearbeitungsmodus gewechselt werden. Alternativ kann die gewünschte Periode auch durch einen Doppelklick in den Bearbeitungsmodus versetzt werden.

Zum Anzeigen der detaillierten Informationen der Positionsdaten einer Periode kann, nachdem diese in den Bearbeitungsmodus versetzt wurde, der Button „Aktuelle Positionsdaten anzeigen“ verwendet werden.

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Im anschließend erscheinenden Assistenten „Positionsansicht“ wird eine Liste mit den Angaben „Alias“, „Name“ und „Wert“ angezeigt. Diese Liste enthält alle Positionsdaten, die für die ausgewählte Periode zuletzt importiert wurden.

In der Spalte Alias werden die beim Import angelegten, eindeutigen Positionsnummern [z.B. Kontennummern oder Kontonummer#BA] angezeigt, in der Spalte „Name“ der zugehörige Name und in der Spalte „Wert“ der zugehörige Wert.

Die Positionsnummern spielen bei der Programmierung der Excel-Tabellen eine wichtige Rolle. Durch die Angabe einer Kontennummer in der Programmierungsspalte einer Excel-Datei kann der gewünschte Wert automatisch aus der SmartNotes-Datenbank eingefügt beziehungsweise für weitere Operationen verwendet werden. Im unteren Bereich des Assistenten wird die „Gesamtanzahl der hinterlegten Daten" für die ausgewählte Periode angegeben. Der Assistent „Positionsansicht“ dient der allgemeinen Übersicht der Daten in der Datenbank und stellt keine weiteren Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung.

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Zum Löschen der Periodenpositionen können diese mit dem Button „Alle Positionen in der ausgewählten Periode löschen" gelöscht werden.

Periode löschen

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Zum Löschen einer vorhandenen Periode kann diese in der Periodenübersicht ausgewählt und mit dem Button „Ausgewählten Eintrag löschen“ gelöscht werden.

In der anschließend erscheinenden Sicherheitsabfrage „Periode löschen“ muss der Löschvorgang noch einmal bestätigt werden. Eine weitere Bestätigung oder Speicherung über den Button „Speichern“ des Assistenten für die Periodenverwaltung ist nicht notwendig, die Änderung wird nach dem Schließen der Periodenverwaltung automatisch im SmartNotes Cockpit übernommen.