Aufruf der Kapitelverwaltung

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Der Assistent für die SmartNotes Kapitelverwaltung findet sich unter dem Menüpunkt „Stammdaten“ und kann mit dem Unterpunkt „Kapitel“ aufgerufen werden.

Alternativ kann der Button „Kapitelverwaltung“ in der verwendet werden.

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Der Assistent kann zur Veränderung der Kapitelreihenfolge, zum Anlegen neuer, sowie zum Bearbeiten und Löschen bereits vorhandener Kapitel genutzt werden. In der „Kapitelübersicht“ werden alle Kapitel und Unterkapitel eines Dokumentes auf Basis der hierarchischen Ordnung dargestellt.

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Nach Anklicken eines Kapitels werden im unteren Assistenzbereich „Kapitel Details“ weitere Detailinformationen zu dem ausgewählten Kapitel angezeigt. Wenn die Verwaltung der Kapitel und Unterkapitel abgeschlossen und die gewünschte Berichtsstruktur erreicht ist, kann der Assistent über den Button „Schließen“ verlassen werden.

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Erst mit dem Speichern der Änderungen über den Button „Speichern“ werden alle getätigten Änderungen endgültig übernommen und durch eine grün hinterlegte Nachricht links neben dem „Speichern“ Button bestätigt.

Nach dem Schließen der Kapitelverwaltung über den Button „Schließen“ werden die Änderungen im SmartNotes Cockpit angezeigt.

Sollen Änderungen [z.B. ein neu angelegtes Kapitel] vor dem Speichern verworfen werden, genügt es, den Assistenten zur Kapitelverwaltung mit dem Button „Schließen“ zu verlassen und die anschließend erscheinende Sicherheitsabfrage mit „Nein“ zu beantworten.

Siehe „" für eine Erklärung der Buttons.

Hinweis: Wenn mehrere Benutzer ein Kapitel bearbeiten sollen, dann kann es sinnvoll sein, das Kapitel in mehrere Teilkapitel [sog. Schnipsel] zu unterteilen. Dadurch ist gewährleistet, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Kapitel arbeiten können.

Eine technische Einschränkung bezüglich der Größe der Unterteilung gibt es nicht, es sollte allerdings immer in einem sinnvollen Verhältnis zur Kapitelgröße stehen. Es handelt sich hierbei also um eine Entscheidung, die individuell für jedes Kapitel getroffen werden muss.

Soll ein inhaltlich zusammengehöriges Word-Schnipsel mehrere Tabellen enthalten, so empfiehlt es sich gemäß der Anzahl der Tabellen Unterkapitel zu bilden. Jede Excel-Tabelle wird dementsprechend in einem eigenen Kapitel verwaltet, das übergeordnete Word-Kapitel würde jedoch alle Excel-Tabellen zusammenfassen.

Neues Kapitel anlegen

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Zum Anlegen eines neuen Kapitels wird der Button „Neuen Eintrag anlegen“ verwendet.

Im Assistenzbereich „Kapitel Details“ können anschließend der Name des neuen Kapitels und die übergeordnete Gliederungsebene [Oberkapitel] angegeben werden. Bei der Vergabe des Kapitelnamens darf als einziges Zeichen das Hochkomma ['] nicht enthalten sein. Außerdem muss der Name aus mindestens drei Zeichen bestehen. Wird kein neuer Name für das Kapitel angegeben, wird der Standardeintrag „Neues SmartNotes Kapitel“ verwendet. Das neue Kapitel wird automatisch an letzter Stelle als Unterkapitel der gewählten übergeordneten Gliederungsebene [Oberkapitel] angelegt.

Alternativ kann die übergeordnete Gliederungsebene mit einem Linksklick vor der Benutzung des Buttons „Neuen Antrag anlegen“ markiert und damit direkt ausgewählt werden. Die Auswahl wird durch eine blaue Hervorhebung der Zeile angezeigt. Der Name der übergeordneten Gliederungsebene wird dann automatisch als „Oberkapitel“ innerhalb der „Kapitel Details“ eingetragen.

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Um eine neue oberste Gliederungsebene zu erhalten [z.B. 1., 2.,] wird als übergeordnete Gliederungsebene [Oberkapitel] der oberste Eintrag in der Kapitelübersicht, also der Name des Dokumentes, ausgewählt. Anschließend ist der Button „Speichern“ zu verwenden.

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Durch einen Linksklick auf einen anderen Kapitelnamen in der Kapitelübersicht wird das neue Kapitel temporär in der Kapitelübersicht des Assistenten vorgehalten. Anschließend können weitere Funktionen des Assistenten für die Kapitelverwaltung genutzt werden [z.B. weitere Kapitel angelegen oder bereits vorhandene Kapitel ändern].

Kapitel bearbeiten

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Zum Bearbeiten eines bereits angelegten Kapitels wählt man dieses zunächst mit einem Linksklick in der Kapitelübersicht aus und wechselt anschließend über den Button „Ausgewählten Eintrag bearbeiten“ in den Bearbeitungsmodus. Alternativ kann das gewünschte Kapitel auch durch einen Doppelklick in den Bearbeitungsmodus versetzt werden. Anschließend können die Kapitel Details und die übergeordnete Gliederungsstruktur [Oberkapitel] des Kapitels geändert werden.

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Zum Ändern der Kapitelstruktur wird der „Auf- bzw. Abwärtspfeil" verwendet.

Nach der Auswahl eines Kapitels mit einem Linksklick wird die entsprechende Zeile blau hinterlegt und kann anschließend mit dem Auf- oder Abwärtspfeil in der jeweiligen Hierarchieebene verschoben werden. Ein Verschieben der Kapitel zwischen unterschiedlichen Hierarchieebenen, d.h. ein Wechsel der übergeordneten Gliederungsebene [Oberkapitel] ist mit den Pfeiltasten nicht möglich.

Durch das Benutzen der Pfeiltasten wechselt die Kapitelverwaltung automatisch in den Bearbeitungsmodus [siehe dazu „Kapitel bearbeiten“]. Nachdem das ausgewählte Kapitel an die gewünschte Position verschoben wurde, können also auch dessen Name und die übergeordnete Gliederungsebene [Oberkapitel] geändert werden.

Dem Dropdown-Menü „Oberkapitel“ kommt eine besondere Bedeutung zu, da Unterkapitel nicht in andere Hierarchieebenen verschoben werden können. Soll ein Unterkapitel einer anderen Hierarchieebene zugeordnet werden, so erfolgt dies über das Dropdown-Menü „Oberkapitel“. Außerdem ist es möglich, ein anderes Kapitel in der gleichen Hierarchieebene als Oberkapitel zu bestimmen, so dass automatisch eine neue Hierarchieebene/Untergliederung erstellt wird.

Die Zuordnung einer neuen, übergeordneten Gliederungsebene [Oberkapitel] erfolgt über den Button „Ausgewählten Eintrag bearbeiten“ .

Kapitel löschen

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Zum Löschen eines vorhandenen Kapitels kann dieses in der Kapitelübersicht ausgewählt und mit dem Button „Ausgewählten Eintrag löschen“ gelöscht werden.

In der anschließend erscheinenden Sicherheitsabfrage „Kapitel löschen“ muss der Löschvorgang noch einmal bestätigt werden. Eine weitere Bestätigung oder Speicherung über den Button „Speichern“ des Assistenten für die Kapitelverwaltung ist nicht notwendig, die Änderung wird nach dem Schließen der Kapitelverwaltung automatisch im SmartNotes Cockpit übernommen.

Kapitel wiederherstellen

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Zum Wiederherstellen eines gelöschten Kapitels wählt der Benutzer in der Kapitelübersicht den Button „Kapitel wiederherstellen“ mit einem Linksklick aus.

In dem sich öffnenden Fenster „Kapitel wiederherstellen“ werden alle bisher gelöschten Kapitel angezeigt. Mit einem Klick auf das „Bilanz Passiva", welches wiederhergestellt werden soll, wird unter den Kapitel Details das „alte Oberkapitel" angezeigt. Hier hat der Benutzer die Möglichkeit, ein „neues Oberkapitel" auszuwählen. Durch die Anzeige des alten und die Auswahlmöglichkeit eines neuen Oberkapitels wird gewährleistet, die zuvor angelegte Kapitelstruktur wiederherstellen zu können. Um das Kapitel wiederherzustellen, muss der Button „Wiederherstellen“ ausgewählt werden. Anschließend kann das Fenster geschlossen werden.

Mit dieser Funktion werden neben dem Kapitel selber auch sämtliche enthaltene Dateien und Dokumente des entsprechenden Kapitels wiederhergestellt. Darunter fallen z.B. Excel-, Word- und PowerPoint-Dateien, zuvor erstellte Anhänge, Berichtsdaten, Rundungen, Zahlen-, Word- und Excel-Referenzen, Tabellenverknüpfungen und Fließtextzahlen.