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Zum Einfügen eines Berichtswertes aus einer Excel-Datei in den Fließtext wird der Cursor an die entsprechende Stelle in der Word-Datei gesetzt und anschließend der Button „Fließtextzahl einfügen“ im SmartNotes Ribbon (oder AddIn) von Word ausgewählt. Dadurch öffnet sich der Assistent „Fließtextzahlen einfügen“. Im Bereich „Fließtextzahlen einfügen“ können nun einzelne Berichtswerte aus beliebigen Excel-Dateien in das Word-Dokument eingefügt werden. |
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| title | Kapitel |
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Um einen einzelnen Berichtswert einzufügen, wählen Sie im Auswahlfeld „Kapitel“ mittels des Dropdown-Menüs das gewünschte Kapitel aus, in dem die einzutragende Fließtextzahl vorhanden ist. |
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Assistenzbereich Fließtextzahlen einfügen
| German |
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Assistenzbereich Fließtextzahlen einfügen |
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Gibt es in dem Excel-Dokument mehrere Spalten mit Berichtswerten [value_1, value_2, etc.], so werden diese im Dropdown-Menü „Spalte" zur Auswahl gestellt.
Zum Einfügen eines Berichtswertes aus einer Excel-Datei in den Fließtext wird der Cursor an die entsprechende Stelle in der Word-Datei gesetzt und anschließend der Button „Fließtextzahl einfügen“ im SmartNotes Ribbon (oder AddIn) von Word ausgewählt. Dadurch öffnet sich der Assistent „Fließtextzahlen einfügen“. Im Bereich „Fließtextzahlen einfügen“ können nun einzelne Berichtswerte aus beliebigen Excel-Dateien in das Word-Dokument eingefügt werden. |
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| title | Kapitel |
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Um einen einzelnen Berichtswert einzufügen, wählen Sie im Auswahlfeld „Kapitel“ mittels des Dropdown-Menüs das gewünschte Kapitel aus, in dem die einzutragende Fließtextzahl vorhanden ist. |
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Nach Auswahl des gewünschten Tabellenbereichs werden alle als mögliche Fließtextzahl zur Verfügung stehenden Werte in der Übersicht „Wert“ mit ihrer Bezeichnung und dem aktuellen Wert angezeigt. Die Bezeichnung ergibt sich aus der zugehörigen „name_“-Spalte des Excel-Dokumentes.
Gibt es in dem Excel-Dokument mehrere Spalten mit Berichtswerten [value_1, value_2, etc.], so werden diese im Dropdown-Menü „Spalte" zur Auswahl gestellt. |
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| Gleiches gilt für vorhandene Perioden. |
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Zum Einfügen der Fließtextzahl wird anschließend der Button „Wert einfügen“ verwendet. Auf diesem wird die Fließtextzahl angezeigt, so wie sie – unter den aktuellen Einstellungen – eingefügt wird.
Nach Auswahl des gewünschten Tabellenbereichs werden alle als mögliche Fließtextzahl zur Verfügung stehenden Werte in der Übersicht „Wert“ mit ihrer Bezeichnung und dem aktuellen Wert angezeigt. Die Bezeichnung ergibt sich aus der zugehörigen „name_“-Spalte des Excel-Dokumentes. | Note |
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Beim Öffnen des Assistenten trifft SmartNotes eine intelligente Vorauswahl, indem automatisch die Excel-Datei des dem Word-Dokument zugehörigen Kapitels voreingestellt ist. Sollte für das entsprechende Kapitel keine Excel-Datei [mit Wertespalte] hinterlegt sein, so sucht SmartNotes nach dem in der Gliederung nächstgelegenen Excel-Dokument und trägt dieses als Vorauswahl ein. |
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| title | Button |
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Auf dem Button „Proz. Abw.“ wird die prozentuale Änderung des Wertes gegenüber der Vorperiode angezeigt. Bei der Verwendung des Buttons wird der Abweichungswert mit einem Prozentzeichen eingefügt.
Zum Einfügen der Fließtextzahl wird anschließend der Button „Wert einfügen“ verwendet. Auf diesem wird die Fließtextzahl angezeigt, so wie sie – unter den aktuellen Einstellungen – eingefügt wird. |
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| Anchor |
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| Button „perc var“ |
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| Button „perc var“ |
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| title | Button |
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prozentuale Änderung des Wertes gegenüber der Vorperiode angezeigt. Bei der Verwendung des Buttons wird der Abweichungswert mit |
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einem Prozentzeichen eingefügt. Der Button wird nur dann angezeigt, wenn zur ausgewählten Periode eine Vorperiode existiert. |
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Über das Dropdown-Menü „Einheit“ kann die zu verwendende Einheit der Fließtextzahl angegeben werden. Das Währungsformat richtet sich nach den hinterlegten Fließtext Einstellungen in den Word Einstellungen.
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Auf dem Button „Abs. Abw.“ wird die absolute Änderung des Wertes gegenüber der Vorperiode angezeigt. Bei der Verwendung des Buttons wird der Abweichungswert mit der aktuell eingestellten Einheit [Mio., Mrd.] eingefügt. Der Button wird nur dann angezeigt, wenn zur ausgewählten Periode eine Vorperiode existiert. |
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| Panel |
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| title | Dropdown-Menü |
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| Über das Dropdown-Menü |
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zu verwendende Einheit der Fließtextzahl |
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. Das Währungsformat richtet sich nach den hinterlegten Fließtext Einstellungen in den Word Einstellungen. | Note |
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Die Auswahl der angegebenen Einheiten richtet sich nach der eingecheckten Tabelle. Ist die Tabelle in Mio. € eingecheckt, so werden in der Auswahl Prozent, Millionen und Milliarden angeboten. Es ist nicht möglich, die Fließtextzahlen in einer geringeren Einheit als die in der Tabelle hinterlegte einzufügen. |
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| Dropdown-Menü „Zahlenformatierung“ |
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| Über das Dropdown-Menü „Zahlenformatierung“ kann die Darstellung der Fließtextzahl festgelegt werden, wie z.B. die Trennzeichen oder die Anzahl der Nachkommastellen. |
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| Panel |
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| title | Checkbox „Exakten Wert verwenden“ |
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| Durch die Checkbox „Exakten Wert verwenden“ wird festgelegt, dass mit dem exakten Wert des Berichtswertes gerechnet wird, auch wenn im Fließtext eine gerundete Zahl angezeigt wird. |
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| Panel |
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| title | Checkbox „Betrag verwenden“ |
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| Section |
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| Durch die Checkbox „Betrag verwenden“ wird festgelegt, dass der Berichtswert ohne Beachtung des Vorzeichens verwendet wird. |
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Assistenzbereich Neue Fließtextzahlen Formate |
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| Section |
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| Column |
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| Im Assistenzbereich „Format bearbeiten“ können die Zahlenformate für die Fließtextzahlen editiert werden. Für negative Fließtextzahlen kann bspw. ein Gedankenstrich oder ein geschütztes Leerzeichen zwischen Minuszeichen und Zahl eingestellt werden. |
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Assistenzbereich Prä- und Postfixe |
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| Section |
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| Fließtextzahlen können mit Prä- und Postfixen ausgestattet und so dynamisch hinterlegt werden, beispielsweise „Verlust" oder „Gewinn". Dazu können unter „Einschränkungen" bestimmte Bedingungen hinterlegt werden. Die definierten Textbausteine werden von oben nach unten geprüft. Es wird dann derjenige Textbaustein ausgeführt, dessen Bedingung als erstes erfüllt ist. |
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| Panel |
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| title | Neuen Textbaustein hinzufügen |
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| Section |
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| Ein weiterer Textbaustein kann über den Button „Neuen Eintrag anlegen“ hinzugefügt werden. |
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| Panel |
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| title | Button zur Änderung der Reihenfolge der Textbausteine |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| Die Reihenfolge der Textbausteine kann über die Pfeiltasten entsprechend angepasst werden. |
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| Panel |
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| title | Textbaustein löschen |
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| Section |
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| Column |
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| Zum Löschen einzelner Textbausteine wird der Löschen-Button rechts neben dem Dropdown-Menü „Einschränkung“ verwendet. Zum endgültigen Löschen eines Textbausteins muss die erscheinende Sicherheitsabfrage bestätigt werden. |
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| Panel |
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| title | Dropdown-Menü „Einschränkung“ |
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| Section |
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| Über das Dropdown-Menü „Einschränkung“ wird die Bedingung festgelegt, wann ein Textbaustein verwendet werden soll. - immer / sonst: Diese Bedingung greift immer bzw. sonst, wenn diese Bedingung in dem letzten Textbaustein verwendet wird. Typisch ist diese Auswahl entweder um ein anderes Postfix als eine Währungseinheit zu verwenden (z.B. kWh).
- Wert < 0: Dieser Textbaustein wird angewendet, wenn die Zahl kleiner als Null ist.
- Wert <= 0: Dieser Textbaustein wird angewendet, wenn die Zahl kleiner als oder gleich Null ist.
- Wert >= 0: Dieser Textbaustein wird angewendet, wenn die Zahl größer als oder gleich Null ist.
- Wert > 0: Dieser Textbaustein wird angewendet, wenn die Zahl größer als Null ist.
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| Panel |
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| title | Eingabefeld „Präfix“ |
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| Über das Eingabefeld „Präfix“ kann der Text festgelegt werden, der beim Einfügen einer Fließtextzahl vor diese geschrieben wird. |
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| Panel |
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| title | Checkbox „Leerzeichen nach Präfix einfügen“ |
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| Section |
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|  Image Modified
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| Column |
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| Durch das Aktivieren der Checkbox „Leerzeichen nach Präfix einfügen“ wird ein geschütztes Leerzeichen nach dem im Eingabefeld „Präfix“ eingetragenen Text eingefügt. |
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| Panel |
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| title | Checkbox „Leerzeichen vor Postfix einfügen“ |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| Durch das Aktivieren der Checkbox „Leerzeichen vor Postfix einfügen“ wird ein geschütztes Leerzeichen vor dem im Eingabefeld „Postfix“ eingetragenen Text eingefügt. |
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| Panel |
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| title | Checkbox „Wert nicht anzeigen“ |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| Die Checkbox „Wert nicht anzeigen“ ermöglicht es, dass der Wert der Fließtextzahl beim Einfügen nicht angezeigt wird, sondern ausschließlich der Text im „Präfix“- und/oder „Postfix“ Eingabefeld. |
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| Panel |
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| title | Checkbox „Vorzeichen umkehren [+/-]“ |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| Durch die Checkbox „Vorzeichen umkehren [+/-]“ wird das Vorzeichen des Wertes der eingefügten Fließtextzahl geändert. |
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| Panel |
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| title | Eingabefeld „Postfix“ |
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| Section |
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| Column |
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| Über das Eingabefeld „Postfix“ kann der Text festgelegt werden, der beim Einfügen einer Fließtextzahl hinter diese geschrieben wird. |
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| Panel |
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| title | Zentrale Definition der Fließtextzahlen Formate |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| In den zentralen Wordeinstellungen können Prä- und Postfixe für Fließtextzahlen editiert werden. Die dort vorgenommenen Einstellungen wirken sich direkt auf |
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| Note |
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Die Änderungen werden in allen Fließtextzahlen vorgenommen, deren Währungen durch das Drop-Down-Menü hinterlegt worden sind. Währungsangaben, die über die Prä- und Postfix-Eingabefelder hinterlegt wurden, werden nicht verändert. |
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Fließtextzahlen hervorheben
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| Column |
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| Column |
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Zum Hervorheben von Fließtextzahlen kann der Button „Fließtextzahlen hervorheben“ verwendet werden. |
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| Column |
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| Column |
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Im Fließtext eingefügte Variablen und Referenzen auf Berichtswerte werden dabei mit einem Kommentar versehen und farbig unterlegt. Der Kommentar enthält eine Beschreibung über die Art des Berichtswertes und dessen Quelle. |
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| Column |
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In addition to the possibility of inserting entire tables from an Excel file into a Word file and using them in the result document, the SmartNotes Add-In can also be used to insert individual report values from the Excel files of the currently opened SmartNotes document into the continuous text of the Word files.
The continuous text numbers [variables] are then not detached data but references to the actual report values. So if the values in the Excel documents are changed, e.g. by manual rounding or by a data import, the corresponding continuous text figures are automatically updated by their reference. A manual check or adjustment of the continuous text figures is therefore not necessary.
In order to insert report values into the continuous text of a Word document, the corresponding Word file is first opened in the cockpit. To do this, the entry "Edit Word file" can be used in the context menu of the chapter - accessed by right-clicking on the chapter. Alternatively, it is possible to open the document by double-clicking on the Word symbol or the last modification date.
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...
<< Edit Word Files
...
alle Fließtextzahlen mit der entsprechenden Einheit [z.B. Währung in Millionen] aus. Bisher mussten die Prä- und Postfixe für jede Fließtextzahl einzeln geändert werden. | Note |
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Die Änderungen werden in allen Fließtextzahlen vorgenommen, deren Währungen durch das Drop-Down-Menü hinterlegt worden sind. Währungsangaben, die über die Prä- und Postfix-Eingabefelder hinterlegt wurden, werden nicht verändert. |
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Fließtextzahlen hervorheben |
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| Section |
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| Column |
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| Image Added |
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| Zum Hervorheben von Fließtextzahlen kann der Button „Fließtextzahlen hervorheben“ verwendet werden. |
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| Section |
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| Column |
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| Image Added |
| Column |
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| Im Fließtext eingefügte Variablen und Referenzen auf Berichtswerte werden dabei mit einem Kommentar versehen und farbig unterlegt. Der Kommentar enthält eine Beschreibung über die Art des Berichtswertes und dessen Quelle. |
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| English |
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Dialogue Insert Text Value |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| To insert a report value from an Excel file into the continuous text, the cursor is placed at the corresponding position in the Word file and then the button "Insert continuous text number" is selected in the SmartNotes ribbon of Word. This opens the "Insert Text Value" wizard. In the "Insert Text Values" area, individual report values from any Excel files can be inserted into the Word document. |
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| Panel |
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| borderStyle | dashed |
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| title | Chapter |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| In order to insert a report value, the desired chapter in which the continuous text number to be entered exists is selected in the selection field "Chapter" using the drop-down menu. |
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| Panel |
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| borderStyle | dashed |
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| title | Column |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| If there are several columns with report values [value_1, value_2, etc.] in the Excel document, these are made available for selection in the "Column" drop-down menu. |
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| Panel |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| The same applies to existing periods. |
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| Panel |
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| borderStyle | dashed |
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| title | Value |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| After selecting the desired table area, all values available as possible continuous text numbers are displayed in the "Value" overview with their designation and the current value. The designation results from the corresponding "name_" column of the Excel document. | Note |
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When opening the assistant, SmartNotes makes an intelligent preselection by automatically presetting the Excel file of the chapter associated with the Word document. If no Excel file [with value column] is stored for the corresponding chapter, SmartNotes searches for the closest Excel document in the outline and enters it as a preselection. |
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| Panel |
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| title | Button "Insert Value“ |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| The button "Insert Value" is then used to insert the continuous text number. The floating text number is displayed on this button as it is inserted under the current settings. |
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| Anchor |
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| Button „perc var“ |
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| Button „perc var“ |
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| Panel |
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| title | Button "perc var“ |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| The button "perc var" shows the percentage change of the value compared to the previous period. When using the button, the deviation value is inserted with a percentage sign. |
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| Panel |
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| title | Button "abs var“ |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| The absolute change of the value compared to the previous period is displayed on the button "abs var". When using the button, the deviation value is inserted with the currently set unit [million, billion]. |
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| Panel |
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| title | Dropdown Menu "Unit“ |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| The unit to be used for the body text number can be specified via the drop-down menu "Unit". The currency format depends on the Text Value Settings in the Word settings. | Note |
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The selection of the specified units depends on the checked-in table. If the table is checked in in € million, the selection offers percent, million and billion. It is not possible to insert the floating text figures in a lower unit than the one deposited in the table. |
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| Panel |
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| title | Dropdown Menu "Number formatting string“ |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| The drop-down menu "Number formatting string" can be used to define the presentation of the continuous text number, such as the separators or the number of decimal places. |
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| Panel |
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| title | Checkbox "Use exact value“ |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| The checkbox "Use exact value" determines that the exact value of the report value is calculated, even if a rounded number is displayed in the continuous text. |
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| Panel |
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| borderStyle | dashed |
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| title | Checkbox "Use absolute value“ |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| The checkbox "Use absolute value" determines that the report value is used without regard to the sign. |
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Dialogue Number Format Management |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| In the assistant area "Edit Format", the number formats for the continuous text numbers can be edited. For negative continuous text numbers, for example, a dash or a non-breaking space between the minus sign and the number can be set. |
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Dialogue Pre- and Postfixes |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| | Continuous text numbers can be equipped with prefixes and postfixes and thus be stored dynamically, for example "loss" or "profit". For this purpose, certain conditions can be stored under "Restrictions". The defined text modules are checked from top to bottom. The text module whose condition is fulfilled first is then executed. |
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| Panel |
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| borderStyle | dashed |
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| title | Add new text module |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| Another text module can be added via the button "Create new entry". |
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| Panel |
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| borderStyle | dashed |
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| title | Button for changing the order of the text modules |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| The order of the text modules can be adjusted accordingly using the arrow keys. |
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| Panel |
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| borderStyle | dashed |
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| title | Delete text module |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| To delete individual text modules, use the delete button to the right of the "Condition" drop-down menu. For the final deletion of a text module, the appearing security query must be confirmed. |
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| Panel |
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| title | Dropdown Menu "Condition“ |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| The drop-down menu "Condition" is used to define the condition when a text module is to be used. - always / else: This condition always applies or otherwise applies if this condition is used in the last text module. Typically, this selection is either to use a postfix other than a currency unit (e.g. kWh).
- value < 0: This text module is applied if the number is less than zero.
- value <= 0: This text module is applied if the number is less than or equal to zero.
- value >= 0: This text module is applied if the number is greater than or equal to zero.
- value > 0: This text module is applied if the number is greater than zero.
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| Panel |
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| title | Input field "Prefix“ |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| The "Prefix" input field can be used to define the text that is written in front of a text value when it is inserted. |
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| Panel |
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| title | Checkbox "Insert whitespace after prefix" |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| By activating the checkbox "Insert whitespace after prefix", a non-breaking space is inserted after the text entered in the input field "Prefix". |
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| Panel |
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| title | Checkbox "Insert whitespace before postfix" |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| By activating the checkbox "Insert whitespace before postfix", a non-breaking space is inserted before the text entered in the input field "Postfix". |
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| Panel |
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| title | Checkbox "Do not show value" |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| The checkbox "Do not show value" makes it possible that the value of the text value is not displayed when inserting, but only the text in the "Prefix" and/or "Postfix" input field. |
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| Panel |
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| title | Checkbox "Switch displayed Sign [+/-]“ |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| The checkbox "Switch displayed Sign [+/-]" changes the sign of the value of the inserted text value. |
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| Panel |
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| title | Input field "Postfix" |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| The "Postfix" input field can be used to define the text that is written after a text value when it is inserted. |
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| Panel |
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| title | Definition of Text Value Formats |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| In the central word settings, prefixes and postfixes for text values can be edited. The settings made there have a direct effect on all text values with the corresponding unit [e.g. currency in millions]. Previously, the prefixes and postfixes had to be changed individually for each text value. | Note |
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The changes are made in all text values whose currencies have been stored via the drop-down menu. Currency entries that have been stored via the prefix and postfix input fields are not changed. |
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Highlight Text Values |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
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| To highlight text values, the button "Highlight Text Values" can be used. |
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| Section |
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| Column |
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|  Image Modified
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| Column |
|---|
| Variables and references to report values inserted in the continuous text are provided with a comment and highlighted in colour. The comment contains a description of the type of report value and its source. |
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...
...
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