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Zum Anlegen eines neuen Dokumentes wird der Button  „Neuen Eintrag anlegen" verwendet. 

Im Assistenzbereich „Dokumentendetails“ können anschließend Detailinformationen zum neuen Dokument hinterlegt werden. Dazu gehören der Name und der Stichtag [z.B. der 31.12.], der zugleich auch das Bezugsjahr des Dokumentes bestimmt.

Das Feld „Name“ ist mit einem * versehenen, da es sich hierbei um eine Pflichtangabe handelt. Wenn das Namensfeld beim Speichern leer oder nicht korrekt ausgefüllt wurde, erscheint eine Fehlermeldung und die Eingabe muss korrigiert werden. Der fehlerhafte Eintrag wird rechts neben dem Eingabefeld mit einem Ausrufezeichen versehen.

Bei der Vergabe des Namens des Dokumentes darf als einziges Zeichen das Hochkomma ['] nicht enthalten sein. Außerdem muss der Name aus mindestens drei Zeichen bestehen. Wird kein neuer Name für das Dokument angegeben, so wird der Standardeintrag „Neues SmartNotes Dokument“ verwendet. Ein neu angelegtes Dokument wird automatisch an der letzten Stelle der Dokumentenübersicht angezeigt. Erst nach dem Speichern sämtlicher Änderungen in der Dokumentverwaltung wird es an der entsprechenden chronologischen Position aufgeführt.

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Zum Bearbeiten der Dokumentdetails eines bereits angelegten Dokumentes kann, nachdem dieses mit einem Linksklick in der Dokumentübersicht ausgewählt wurde, über den Button „Ausgewählten Eintrag bearbeiten“ in den Bearbeitungsmodus gewechselt werden. Alternativ kann das gewünschte Dokument auch durch einen Doppelklick in den Bearbeitungsmodus versetzt werden.

Anschließend können die Detailinformationen des Dokumentes, der Workflow, Stichtag bzw. Bezugsjahr und bei Bedarf über den Schlüsselbutton auch die Berechtigungen geändert werden.

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Zum Löschen eines vorhandenen Dokumentes kann dieses in der Dokumentübersicht ausgewählt und mit dem Button „Ausgewählten Eintrag löschen“ gelöscht werden.

In der anschließend erscheinenden Sicherheitsabfrage „Dokument löschen“ muss der Vorgang noch einmal bestätigt werden. Eine weitere Bestätigung oder Speicherung über den Button „Speichern“ ist nicht notwendig, die Änderung wird nach dem Schließen des Assistenten für die Dokumentverwaltung automatisch im SmartNotes Cockpit übernommen.

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Zum Wiederherstellen eines gelöschten Dokuments muss der Benutzer zunächst in die Dokumentenverwaltung.

Mit einem Linksklick auf den Button „Dokument Wiederherstellen“ öffnet sich ein weiteres Fenster, mit all den zuvor gelöschten Dokumenten.

Die blaue Markierung zeigt an, welches Kapitel ausgewählt ist und wiederhergestellt werden soll. Klickt der Benutzer auf den Button „Wiederherstellen“, wird das Kapitel erstellt und befindet sich somit wieder in der Dokumentenverwaltung.

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The assistant for document management can be found under the menu item "Master data" and can be opened with the sub-item "Documents".

Alternatively, the button "Document management" in the toolbar can be used.

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After selecting a document by a left click, further detailed information is displayed for this document in the assistance area.

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The view of the existing documents in the "Document overview" can be changed using various grouping options. To switch the view, right-click in the document overview to open the context menu. Three further views can now be selected here. These correspond to the view options that are also offered in the "Available documents" dialogue.

When the documents have been edited in the desired form, the document management assistant can be exited via the "Close" button.

Changes are temporarily retained as soon as another document is selected in the overview. Only when the changes are saved by clicking on the "Save" button are all changes finally adopted and confirmed by a green message to the left of the "Save" button.

To discard changes before saving them, simply exit the document management wizard by clicking the "Close" button and answer the security question that appears with "No".

See "Notes on the manual" for an explanation of the buttons.

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The button "Create new entry" is used to create a new document. 

In the assistance area "Document details", detailed information on the new document can then be stored. This includes the name and the reference date [e.g. 31.12.], which also determines the reference year of the document.

The "Name" field is marked with an asterisk (*) because it is mandatory. If the name field is empty or not filled in correctly when saving, an error message appears and the entry must be corrected. The incorrect entry is marked with an exclamation mark to the right of the input field.

When assigning the name of the document, the only character that must not be included is the apostrophe [']. In addition, the name must consist of at least three characters. If no new name is given for the document, the default entry "New SmartNotes Document" is used. A newly created document is automatically displayed in the last position of the document overview. Only after saving all changes in the document management will it be listed in the corresponding chronological position.

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To edit the document details of a document that has already been created, select it in the document overview by left-clicking on it and then click on the button "Edit selected entry" to switch to the editing mode. Alternatively, the desired document can also be switched to editing mode by double-clicking on it.

Subsequently, the detailed information of the document, the workflow, key date or reference year and, if required, the authorisations can be changed via the key button.

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To delete an existing document, it can be selected in the document overview and deleted with the button "Delete selected entry".

In the subsequent security question "Delete document", the process must be confirmed once again. A further confirmation or saving via the button "Save" is not necessary, the change is automatically adopted in the SmartNotes Cockpit after closing the document management assistant.

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To restore a deleted document, the user must first go to the document management.

With a left click on the button "Restore document", another window opens with all the previously deleted documents.

The blue marking indicates which chapter is selected and should be restored. If the user clicks on the "Restore" button, the chapter is created and is thus back in the document management.