Externe Excel-Werte (#e)

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Ab der Version 2.9 ist die #e-Programmierung hinzugekommen.

Normalerweise werden in SmartNotes Zahlen aus einem Vorsystem importiert und mit einer Kontonummer in Excel verknüpft. Andere Zahlen werden manuell eingetragen. Es gibt aber immer wieder Zahlen, die sich nicht über ein Vorsystem importieren lassen.

Bisher werden diese Werte in Einzelfällen über Excel-Add-ins oder Verweise auf andere Arbeitsblätter – meist unter Verwendung des alten Parsers – hinterlegt. Da diese Zahlen jedoch nicht unter SmartNotes-Kontrolle stehen, lassen sie sich nicht weiter als Fließtextzahl oder zur Validierung verwenden.

Mit der #e-Programmierung können die Zahlen in Excel gepflegt und dann von SmartNotes als Fließtextzahl oder zur Validierung genutzt werden. Sie sind allerdings starrere Werte, die im Rundungsassistent wie eine Summe dargestellt werden und sich nicht bearbeiten lassen.

Diese Programmierung ersetzt die #am-Programmierung, die wir nicht mehr empfehlen.

Hinweis: um die Zahlen zu aktualisieren, muss die Tabelle aus- und wieder eingecheckt werden. #e-Programmierungen werden nicht automatisch durch Import oder ähnliche Prozesse aktualisiert. Aus diesem Grund eignet sich die Funktion z.B. nicht für Subdokumente innerhalb des Factory-Moduls.

Bei Nutzung der #e-Programmierung ändert sich die Befüllungsart auf „Excel".

Verwenden Sie bei den Excel-Dateien bitte das Format XLSX. Das alte Format XLS führt zu Performance-Einbußen.

Vorgehensweise

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... für lokale Dateien

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Wir haben außerhalb von SmartNotes eine Tabelle „Sonderlockentabelle.xlsx" angelegt und möchten gerne auf den Wert in Zelle $D$7 referenzieren. Die Tabelle enthält keine SmartNotes-Programmierungen.

Geben Sie in der Eingabezeile den Ausdruck „=[Mappe]Tabelle!$D$7" ein.

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Es öffnet sich der Dateiexplorer, damit eine Datei ausgewählt werden kann.

Wählen Sie die die Datei „Sonderlockentabelle.xlsx" aus und klicken Sie auf den Button öffnen.

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Es erscheint wieder die geöffnete Exceldatei. In der ausgewählten Zelle wird nun der Wert angezeigt.

Wechseln Sie über den Menüpunkt „Datei" in den folgenden Dialog.

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Klicken Sie nun auf „Informationen" (1) , „Verknüpfungen mit Datei bearbeiten" (2) und „Quelle ändern".

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Es öffnet sich der Dateiexplorer.

Wählen Sie die zu hinterlegende Datei aus und bestätigen Sie mit „Öffnen".

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Sie sehen nun unter „Quelle" die hinterlegte Exceltabelle.

Klicken Sie auf „Werte aktualisieren", damit der Status auf „OK" wechselt und die Verknüpfung hinterlegt wird.

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Checken Sie die Datei nun ein.

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Die Warnung „Excel beinhaltet externe Links" dürfen Sie in diesem Falle natürlich ignorieren. Die Warnung lässt sich nicht umgehen oder abschalten und soll Ihnen jedes Mal bewusst machen, dass es sich hier um eine Sonderprogrammierung handelt. Sie müssen immer berücksichtigen, dass die Datei „Sonderlockentabelle.xlsx" für jeden Bearbeiter im Zugriff sein muss, damit Werte aktualisiert werden können.

... für Remote-Dateien

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Wir haben außerhalb von SmartNotes eine Tabelle „SonderlockentabelleRemote.xlsx" angelegt. Diese liegt auf einem externen Laufwerk und wir möchten gerne auf den Wert in Zelle $D$9 referenzieren. Die Tabelle enthält keine SmartNotes-Programmierungen.

Geben Sie in der Eingabezeile den Ausdruck „=[Mappe]Tabelle!$D$9" ein.

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Es öffnet sich der Dateiexplorer, damit eine Datei ausgewählt werden kann.

Wählen Sie die die Datei „SonderlockentabelleRemote.xlsx" aus und klicken Sie auf den Button öffnen.

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Es erscheint wieder die geöffnete Exceldatei. In der ausgewählten Zelle wird nun der Wert angezeigt.

Wechseln Sie über den Menüpunkt „Datei" in den folgenden Dialog.

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Klicken Sie nun auf „Informationen" (1) , „Verknüpfungen mit Datei bearbeiten" (2) und „Quelle ändern" (3).

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Die Quelle wurde nun aktualisiert, der Name wird angezeigt.

Bleiben Sie in dem Dialog und klicken auf „Werte aktualisieren".
Verlassen die danach den Dialog.

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Die Quelle ist hinterlegt und hat je nach Remotelaufwerk einen etwas kryptisch anmutenden Namen.

Der Wert ist aktualisiert.

Checken Sie die Datei nun ein.

Die nachfolgende Warnung „Excel beinhaltet externe Links" dürfen Sie in diesem Falle natürlich ignorieren.

Die Warnung lässt sich nicht umgehen oder abschalten und soll Ihnen jedes Mal bewusst machen, dass es sich hier um eine Sonderprogrammierung handelt. Sie müssen immer berücksichtigen, dass die Datei „SonderlockentabelleRemote.xlsx" für jeden Bearbeiter im Zugriff sein muss, damit Werte aktualisiert werden können.

Werte aktualisieren

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Bei Werten, die per #e aus externen Tabellen gelesen werden, müssen diese manuell aktualisiert werden.

Öffnen Sie die Tabelle, in der die Links eingetragen sind.
Wechseln Sie zu „Datei\Informationen\Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten" und klicken Sie dort auf den Button „Werte aktualisieren".

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Nach dem Aktualisieren wechselt der Status auf „OK".

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Der aktualisierte Wert wird nun angezeigt.

Checken Sie die Datei nun ein, damit die Aktualisierung gespeichert wird.