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Um einen Ausgabebereich einer Excel-Datei in ein Word-Dokument einzufügen, wird zunächst die gewünschte Word-Datei im Cockpit geöffnet.

Dazu kann im Kontextmenü des Kapitels – zu erreichen über einen Rechtsklick auf das Kapitel – der Eintrag „Word Datei bearbeiten“ verwendet werden.

Alternativ ist es möglich das Dokument mit einem Doppelklick auf das Word-Symbol bzw. den letzten Änderungszeitpunkt aufzurufen.




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<< Bearbeiten von Word-Dokumenten

  • Einfügen von Tabellen und Diagrammen
    • Tabelle einfügen
    • Diagramm einfügen
    • Zahlenänderung hervorheben
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Tabelle einfügen


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Zum Einfügen einer Tabelle oder eines Diagramms aus einer Excel-Datei wird der Cursor an die entsprechende Stelle in dem Word-Dokument gesetzt.  Anschließend wird über das SmartNotes Ribbon oder AddIn die Funktion „Tabelle einfügen“ verwendet.



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Dadurch öffnet sich der Assistent „Tabelle einfügen“.



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In der Tabellenübersicht wird unter „Dokument wählen“ über das Dropdown-Menü zunächst das Dokument mit der gewünschten Tabelle ausgewählt.

Dabei wird vor den Namen der einzelnen Dokumente das zugehörige Bezugsjahr aufgeführt und beides zur besseren Übersicht durch ein „-“ voneinander getrennt.



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Unter „Kapitel wählen“ werden über das Dropdown-Menü die einzelnen Kapitelüberschriften des ausgewählten Dokuments angezeigt, denen eine Excel-Datei zugeordnet ist.



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Sobald ein Kapitel ausgewählt wurde, werden unter „Ausgabebereich wählen“ die in der Excel-Datei vorhandenen Ausgabebereiche [z.B. outarea] aufgelistet. In der jeweiligen Excel-Datei vorhandene Diagramme werden automatisch von SmartNotes erkannt und zum Einfügen angeboten.

Note
Hinweis: Beim Öffnen des Assistenten trifft SmartNotes eine intelligente Vorauswahl, indem automatisch die Excel-Datei des dem Word-Dokument zugehörigen Kapitels voreingestellt ist. Sollte für das entsprechende Kapitel keine Excel-Datei [mit Ausgabebereich] hinterlegt sein, so sucht SmartNotes nach dem in der Gliederung nächstgelegenen Excel-Dokument und trägt dieses als Vorauswahl ein.




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Der Ausgabebereich wird dabei je nach ausgewählter Einstellung [Grafik, RTF-Tabelle, HTML-Tabelle oder OLE-Objekt] in die Word-Datei eingebunden.

Die Einstellung kann entweder über die zentralen Excel-Einstellungen oder über die Word-Vorlagenverwaltung vorgenommen werden.

Die Berichtswerte können nicht in der Word-Datei selbst verändert werden, sondern müssen im Rundungsformular oder in der entsprechenden Excel-Datei angepasst werden.

Die Berichtswerte in der Tabelle werden bei jeder Verwendung des Word-Dokumentes, beispielsweise beim CheckOut oder bei der Erstellung eines Ergebnisdokumentes, aktualisiert.

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Diagramm einfügen


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In Excel erstellte Diagramme können ebenfalls in Word eingefügt werden. Das Diagramm wird wie gewohnt in Excel erstellt. Als Datengrundlage kann eine programmierte Tabelle verwendet werden, wodurch die Zahlen immer auf dem aktuellsten Stand sind.



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Um das Diagramm in Word einzufügen, wählen Sie den Menüpunkt „Tabelle einfügen" aus.



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In dem geöffneten Dialog kann der entsprechende Bericht und das gewünschte Kapitel ausgewählt werden. Es ist darauf zu achten, dass als Ausgabebereich nicht die „outarea", sondern „Chart" ausgewählt wird. Ein anschließendes Bestätigen durch „Einfügen" fügt das Diagramm in Word ein. Dieses ist nun mit dem Diagramm in Excel verknüpft und updatet sich automatisch.

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Nutzung von Tabellen Templates


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Tabellen und Diagrammen kann beim CheckIn eine Tabellenvorlage zugewiesen werden. Mit einem Klick auf „Vorlage wählen“ können Tabelleneigenschaften wie z.B. Paddings, Spaltenbreiten, Einzüge oder Positionierung eingestellt werden.

Diese zentralen Einstellungen werden anschließend für jede Tabelle und jedes Diagramm übernommen, für die das jeweilige Template ausgewählt wurde. Wird die Tabellenvorlage geändert, werden alle dem Template zugeordneten Tabellen und Diagramme entsprechend angepasst.



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titleVorlagenverwaltung


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Mit einem Klick auf „Vorlagenverwaltung“ öffnet sich das Optionsfenster „Vorlagenverwaltung“. Dort sind alle bisher angelegten Templates aufgelistet.



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titleNeue Vorlage anlegen


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Mit einem Klick auf den Button „Neue Vorlage" wird eine neue Vorlage in der Vorlagenverwaltung hinterlegt. Es können sowohl ein neuer Name vergeben als auch das Format ausgewählt werden.

Als Format stehen folgende Optionen zur Verfügung:

  • RTF Table: Die Tabelle wird im RTF-Format eingefügt
  • Metafile (as Image): Die Tabelle oder das Diagramm wird als Bild eingefügt. Diese Option wird vor allem für Diagramme verwendet
  • HTML Table: Das Default-Format, mit dem Tabellen eingefügt werden.
  • Excel Table (OLE Object): Die Tabelle oder das Diagramm wird als Excel-Objekt eingefügt. Im Falle eines Diagramms sorgt diese Option dafür, dass die Elemente bearbeitbar und verschiebbar sind. Hierbei ist zu beachten, dass de automatische Aktualisierung diese Veränderungen wieder aufhebt.




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titleVorlage bearbeiten


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titleVorlageneinstellungen RTF und HTML


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titleTabelle


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Mit einem Klick auf das „Bearbeiten“ Symbol öffnen sich die „Vorlageneinstellungen“.

Hier können zunächst die Breite, der Textfluss und die Position der Tabelle festgelegt werden.




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titleZellenbegrenzung


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Über den Button „Zellenbegrenzung“ können die Zellenbegrenzungen definiert werden.

Es können für alle vier Richtungen [oben, unten, links, rechts] zwischen Text und Rahmen Leerräume gesetzt werden.

Mit der Option „Abstand zwischen Zellen zulassen“ wird ein Standard-Abstand gesetzt.




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titleZeile und Spalte


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Über den Reiter „Zeile und Spalte“ kann z.B. die Spaltenbreite festgelegt werden.



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Die Checkbox „Wiederhole als Überschriftenzeile zu Beginn jeder Seite“ fügt bei mehrseitigen Tabellen die erste Zeile [meist Namenszeile] auf jeder neuen Seite erneut ein.

Note

Es wird immer nur die erste Zeile wiederholt. Ist der Tabellenkopf auf mehrere Zeilen aufgeteilt, so wird trotzdem nur die erste Zeile berücksichtigt.




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Für die Einstellung der Spaltenbreiten existieren vier Optionen:

  • Generische Spaltenbreiten: Hierbei wird eine Breite für die Zahlenspalten und eine Breite für reine Füllspalten [Fußnoten oder optische Leerspalten] angegeben. Die Breite der ersten Spalte [meist die Namensspalte] wird dann automatisch berechnet.
  • Absolute Spaltenbreiten: Hier wird die Breite aller Spalten nacheinander in cm und durch ein Semikolon getrennt eingegeben [Bsp.: 0,3;1,2;2,0;3;4,1;]. Das Dezimaltrennzeichen kann ein Komma oder Punkt sein.
  • Einfaches Autofit: Auf eine Spalte wird ein Autofit ausgeführt. Die übrigen Spalten bleiben so, wie sie in Excel definiert wurden. [Die Autofit-Funktion ist veraltet und wird von uns nicht mehr empfohlen.]
  • Spaltenbreiten aus Excel übernehmen: Spaltenbreiten werden aus Excel übernommen.



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Tabstopps werden bei der Darstellung von Prozentangaben genutzt. Durch den Tabstopp werden die Zahlen rechts eingerückt, damit die Zahlen in der Tabelle untereinander stehen. Das Prozentzeichen ragt dabei rechts heraus.

Note
Diese Einstellung sollte nur in Verbindung mit Prozentzeichen genutzt werden, da die Tabelle ansonsten falsch formatiert wird und die Ausrichtung der Zahlen nicht mehr stimmt.





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titleSonstige


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Über den Reiter „Sonstige" werden drei Einstellungen angeboten:

  • Nicht vom nächsten Absatz trennen: hierüber kann eingestellt werden, ob die Tabellenabsätze zusammenhalten oder voneinander getrennt werden sollen. Standardgemäß ist der Haken in der Vorlage gesetzt. Besonders aber bei Tabellen, die über mehrere Seiten laufen (wie z.B. die Anteilsbesitzliste) macht es Sinn, den Haken in der Vorlage zu entfernen.
  • Hintergrundfarbe entfernen: Markierungen, welche durch die Hintergrundfarbenfunktion erstellt wurden, können über diese Option ausgeblendet werden. Die Markierung bleibt dabei in der Exceldatei erhalten, ist in Word aber nicht sichtbar.
  • Minus Null ("-0") ersetzen mit: über diese Funktion kann bestimmt werden, wie mit einer -0 in der Tabelle umgegangen werden soll. Wird hier ein Wert eingetragen, überschreibt dieser die zentral hinterlegte Vorlage unter den Erweiterten Layout Einstellungen.

Nachdem die Auswahl des gewünschten Templates und Ausgabebereichs gespeichert wurde, kann über den Button „Einfügen“ die Tabelle in das Word Dokument eingefügt werden.





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titleVorlageneinstellungen Metafile und OLE


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titlePosition


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Unter dem Reiter „Position" lässt sich die genaue Position des eingefügten Elements bestimmen. Diese Optionen werden erst freigeschaltet, nachdem der Zeilenumbruch im Reiter „Layout" auf „Umgebend" gestellt wurde.




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titleLayout


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Unter dem Reiter „Layout" lässt sich der Zeilenumbruch („mit Text in Zeile" oder „Umgebend") sowie der Textfluss einstellen. Außerdem kann hier auch der Abstand zum umgebenden Text definiert werden.

Die Auswahl „Zeilenumbruch umgebend" (zweiter Button) ist Voraussetzung dafür, die Position auf dem ersten Reiter definieren zu können.




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titleGröße


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Unter „Größe" lässt sich die Größe des Elements bestimmen. Es kann sowohl die Größe aus Excel verwendet werden als auch eine spezifische Abmessung. Diese macht Sinn, wenn Sie mehrere exakt gleiche Diagramme haben. Bitte beachten Sie, dass die Elemente skaliert werden, um der entsprechenden Abmessung zu entsprechen.

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Tabellen hervorheben


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Zum Hervorheben von Tabellen kann der Button „Tabellen hervorheben“ verwendet werden. Hierbei kann außerdem noch zwischen SmartNotes- und Nicht-SmartNotes Tabellen gewählt werden.



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Im Fließtext eingefügte Tabellen werden dabei mit einem Kommentar versehen und farbig unterlegt. Der Kommentar enthält eine Beschreibung über das Dokument und Kapitel sowie den Ausgabereich der Excel-Datei, die als Quelle fungiert.

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Zahlenänderung hervorheben


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Über die SmartNotes-Funktion „Highlight" können Sie die Option „Zahlenänderung hervorheben" anwählen. Es werden dann Zahlenänderungen in dem Word-Schnipsel gelb markiert angezeigt.



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Wenn die Option „Zahlenänderung hervorheben" aktiv ist (die Zahlen werden gelb markiert angezeigt), dann können Sie diese durch erneutes Anwählen der Option wieder abwählen.

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<< Zurück zur Übersicht - Bearbeiten von Word-Dokumenten --


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Zurück zur Übersicht - Word-Dokumente


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Weiter mit - Fließtextzahlen einfügen >>





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To insert an output range from an Excel file into a Word document, the desired Word file is first opened in the cockpit.

To do this, the entry "Edit Word file" can be used in the context menu of the chapter - accessed by right-clicking on the chapter.

Alternatively, it is possible to open the document by double-clicking on the Word symbol or the last time it was changed.




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<< Edit Word Files

  • Insert Tables and Charts in Word Files
    • Insert Table
    • Insert Chart
    • Highlight Table
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Insert Table


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To insert a table or a chart from an Excel file, the cursor is placed at the corresponding position in the Word document and then the button "Insert table" is used in the SmartNotes Ribbon of Word.



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This opens the "Insert Table" wizard.



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In the table overview, the document with the desired table is first selected via the drop-down menu under "Please select a report". The corresponding reference year is listed before the names of the individual documents and both are separated from each other by a "-" for a better overview.



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Under "Please select a chapter", the individual chapter headings of the selected document to which an Excel file is assigned are displayed via the drop-down menu.



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After selecting the chapter, the output areas [e.g. outarea] available in the Excel file are listed under "Please select an output area". Existing diagrams in the respective Excel file are automatically recognised by SmartNotes and offered for insertion.

Note
Note: When opening the assistant, SmartNotes makes an intelligent preselection by automatically presetting the Excel file of the chapter associated with the Word document. If no Excel file [with output range] is stored for the corresponding chapter, SmartNotes searches for the closest Excel document in the outline and enters it as a preselection.




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The output area is integrated into the Word file depending on the selected setting [graphic, RTF table, HTML table or OLE object]. The setting can be made either via the Excel settings or via the Word template management.

The report values cannot be changed in the Word file itself, but must be adjusted in the rounding form or in the corresponding Excel file.

The report values in the table are updated each time the Word document is used, for example when CheckOut or when the business report is generated.

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Insert Chart


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Charts created in Excel can also be inserted in Word. The chart is created in Excel as usual. A programmed table can be used as the data basis, which means that the figures are always up to date.



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To insert the chart in Word, select the menu item "Insert Table".



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In the opened dialogue, the corresponding report and the desired chapter can be selected.

It must be ensured that "Chart" is selected as the output area and not the outarea. Subsequently confirming with "Insert" inserts the chart in Word. This is now linked to the chart in Excel and updates itself automatically.

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Use of Table Templates


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A table template can be assigned to tables during check-in. With a click on "Select template", table properties such as padding, column widths, indents or positioning can be set.

These central settings are then applied to each table for which the respective template was selected. If the table template is changed, all tables assigned to the template are adjusted accordingly. 



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titleTemplate Administration

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Zellenbegrenzung
Zellenbegrenzung

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Click on "Template administration" to open the option window "Template Administration". All templates created so far are listed there.



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titleNew Template


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Click on the button "New template" to store a new template in the template administration. Both a new name and the format can be selected.

The following options are available for the format:

  • RTF Table: The table is inserted in RTF format
  • Metafile (as Image): The table or diagram is inserted as an image. This option is mainly used for diagrams
  • HTML Table: The default format with which tables are inserted.
  • Excel Table (OLE Object): The table or chart is inserted as an Excel object. In the case of a chart, this option ensures that the elements can be edited and moved. It should be noted that the automatic update will cancel these changes.




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titleEdit Template


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titleTemplate Settings RTF and HTML


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titleTable


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Click on the "Edit" symbol to open the "Template settings".

Here you can first define the width, the text flow and the position of the table.




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titlePadding


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The cell borders can be defined via the button "Paddings". Spaces can be set between text and frame for all four directions [top, bottom, left, right]. The option "Allow spacing between cells" sets a default spacing.




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titleRow and Column


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The column width, for example, can be set via the "Row and column" tab.



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The checkbox "Repeat as header at the top of each page" inserts the first line [mostly name line] on each new page again for multi-page tables.

Note

Only the first line is repeated. If the table header is divided into several lines, only the first line is still taken into account.




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There are four options for setting the column widths:

  • Use generic column widths: Here, a width for the number columns and a width for pure filler columns [footnotes or optical blank columns] are specified. The width of the first column [usually the name column] is then calculated automatically.
  • Use absolute column widths: Here the width of all columns is entered one after the other in cm and separated by a semicolon [Ex: 0,3;1,2;2,0;3;4,1;]. The decimal separator can be a comma or a dot.
  • Use simple autofit: An autofit is performed on one column. The other columns remain as they were defined in Excel. [The Autofit function is obsolete and is no longer recommended by us].
  • Use column widths from Excel: Column widths are taken over from Excel.



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Tabstops are used when displaying percentages. Tabstops indented the numbers on the right so that the numbers are below each other in the table. The percentage sign protrudes to the right.

Note
This setting should only be used in conjunction with percent signs, otherwise the table will be formatted incorrectly and the alignment of the numbers will no longer be correct.





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titleOther


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Three settings are offered via the "Other" tab:

  • Keep with next: this can be used to set whether the table paragraphs should be kept together or separated from each other. By default, the check mark is set in the template. However, especially for tables that run over several pages (such as the list of shareholdings), it makes sense to remove the tick in the template.
  • Remove background colour: Markings created by the background colour function can be hidden using this option. The marker remains in the Excel file but is not visible in Word.
  • Replace Minus Zero ("-0") with: This function can be used to determine how a -0 is to be handled in the table. If a value is entered here, it overwrites the centrally stored template under the Extended Layout Settings.

After the selection of the desired template and output area has been saved, the table can be inserted into the Word document via the "Insert" button.





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titleTemplate Settings Metafile und OLE


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titlePosition


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The exact position of the inserted element can be determined under the "Position" tab. These options are only enabled after the line break in the "Layout" tab has been set to "With Text Wrapping".





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titleLayout


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Under the tab "Layout", the line break ("with text in line" or "with text wrapping") and the text flow can be set. In addition, the distance to the surrounding text can also be defined here.

The selection "with text wrapping" (second button) is a prerequisite for being able to define the position on the first tab.




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titleSize


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Under "Size" the size of the element can be determined. Both the size from Excel and a specific dimension can be used. This makes sense if you have several exactly identical diagrams. Please note that the elements are scaled to correspond to the corresponding dimension.

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Highlight Tables


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The button "Highlight tables" can be used to highlight tables. Here you can also choose between SmartNotes and non-SmartNotes tables.



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Tables inserted in the continuous text are provided with a comment and highlighted in colour. The comment contains a description of the document and chapter as well as the output area of the Excel file that acts as the source.

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Highlight Value Amends


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You can select the option "Highlight Value Amends" via the SmartNotes function "Highlight". Number changes in the Word snippet are then highlighted in yellow.



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If the option "Highlight Value amends" is active (the numbers are shown highlighted in yellow), you can deselect it by selecting the option again.

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<< Back to overview - Edit Word Files --


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Back to overview - Word-Documents


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Continue with - Insert Report Values into the Text >>