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SmartNotes bietet die Möglichkeit, alle Word-Referenzen bequem über eine Funktion zu updaten. Dazu kann das Update entweder über „Werkzeuge" oder über das Rechtsklickmenü ausgeführt werden.

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Bei Auswahl der Funktion erscheint eine Warnung, dass die Änderungen der aktuellen Referenzen verloren geht. Bei Bestätigung werden die Referenzen aktualisiert.

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Wordreferenzen, die aktualisiert werden müssen, können auch aus dem SmartNotes Cockpit direkt geöffnet werden. Wurden Änderungen am Originaldokument vorgenommen erscheint der Dialog „Aus Word updaten“ in dem drei Optionen zur Auswahl stehen:

1. „Word Datei benutzen“: Die Änderungen im Originaldokument werden in die Word Referenz übernommen. Änderungen, die in der Wordreferenz vorgenommen wurden, werden durch die Inhalte des Originaldokumentes überschrieben. Wird die Wordreferenz Datei nicht eingecheckt, werden die Änderungen nicht gespeichert und beim erneutem Öffnen erscheint wieder das „Aus Word updaten“ Auswahlfenster.
2. „Dateien zusammenführen“: Änderungen in lose gekoppelten Referenzen werden mit den Änderungen am Originaldokument zusammengeführt. Nach Öffnung werden das Originaldokument, die Wordreferenz und das zusammengeführte Dokument angezeigt [ähnlich dem Word-Dokument-Vergleich].
3. „Abbrechen“: Der Dialog wird verlassen und wird bei der nächsten Auswahl wieder aufgerufen.

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Wird die Word-Referenz vor dem Erstellen eines Ergebnisdokuments nicht aktualisiert, erscheint eine Warnung, dass die entsprechenden Kapitel noch nicht aktuell sind.

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Word-Referenzen werden in der Historie und in der Strukturverwaltung mit einem pinken Word-Symbol dargestellt.

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SmartNotes offers the possibility to set Word references. These are permanent links to a specific Word file in another SmartNotes document. Word references can be used to use one and the same Word document in several places without having to maintain each individual document separately.

To create a Word reference, the desired chapter that is to receive the reference is selected in the cockpit and then a right click is carried out to call up the context menu. The sub-item "Add Word Reference" opens the wizard for creating the reference.

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Using the three drop-down menus "Select Report", "Select Chapter" and "Select Language" as well as the button "Reference selected Word file", the desired Word document is selected and a permanent link to it is created. The selected file is then automatically opened in read mode and a purple Word symbol [for a reference] is added to the chapter in the cockpit. In addition, the comment "Create Word reference" is noted in the chapter history.

SmartNotes supports two modes for Word references:

1. If a rigid coupling is selected, the reference corresponds 1 to 1 to the original. The pink word symbol is marked with a lock. Image Modified
2. With loose coupling, the reference can be changed independently of the original document.

Which type of coupling is used can be stored system-wide in the system settings. Please contact the SmartNotes Support.

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When loose coupling is activated, references are visually highlighted if the original has changed Image Modified.

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SmartNotes offers the possibility to update all Word references conveniently via a function. To do this, the update can be carried out either via "Tools" or via the right-click menu.

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When the function is selected, a warning appears that the content of the current references will be lost. When confirmed, the references are updated.

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Word references that need to be updated can also be opened directly from the SmartNotes Cockpit. If changes have been made to the original document, the dialogue "Update from Word" appears with three options to choose from:

1. "Use Word file": The changes in the original document are transferred to the Word reference. Changes made in the Word reference are overwritten by the contents of the original document. If the Word reference file is not checked in, the changes are not saved and when it is opened again, the "Update from Word" selection window appears again.
2. "Merge files": Changes in loosely linked references are merged with the changes to the original document. After opening, the original document, the Word reference and the merged document are displayed [similar to the Word document comparison].
3. "Cancel": The dialogue is exited and is called up again with the next selection.

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If the Word reference is not updated before creating a result document, a warning appears that the corresponding chapters are not yet up to date.

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Word references are displayed in the history and in the structure management with a pink Word symbol.

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