Formatvorlage hinzufügen

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Zum Anlegen oder Hinzufügen einer Word Formatvorlage wird der Button „Word Formatvorlage hinzufügen“ in den SmartNotes Dokumenteinstellungen für Word verwendet.

Anschließend erscheint ein Explorer-Fenster, mit dem eine bereits vorhandene Word-Datei als Formatvorlage gespeichert und genutzt werden kann. Dieses Word-Dokument kann z.B. ein bereits vorab gespeichertes Word-Dokument mit dem gewünschten Corporate Design sein.

Nach erfolgreichem Hinzufügen einer Formatvorlage ändert sich die Anzeige (siehe nächster Punkt).

Formatvorlage bearbeiten

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Zum Bearbeiten einer Word Formatvorlage wird der Button „Word Formatvorlage bearbeiten“ in den SmartNotes Dokumenteinstellungen für Word verwendet. Hierdurch öffnet sich die hinterlegte Formatvorlage in Word und kann anschließend bearbeitet werden.

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Beim erstmaligen Anlegen einer Formatvorlage ist folgende Vorgehensweise zu empfehlen:

Festlegen der Seiteneinstellungen: Hintergrundfarbe, Seitenorientierung, Seitenformat, Seitenränder und Silbentrennung
Füllen der Formatvorlage mit beispielhaftem Inhalt, der möglichst umfassend die Nutzung der Standardformatvorlagen wie Absätzen oder Marginalien beschreibt.
Der beispielhafte Inhalt sollte mindestens drei Seiten umfassen. Auf diese Weise sind die Einstellungen für Kopf und Fußzeile der ersten Seite, der geraden Seiten und der ungeraden Seiten sofort sichtbar und damit leichter zu bearbeiten.
Der beispielhafte Inhalt sollte mittels der Word Formatvorlagen in dem gewünschten Format formatiert werden. Die Formatvorlagen sind über die Tastenkombination „Alt“+ „T“+ „V“ erreichbar.
Die Dokumentinhalte der Formatvorlage sollten nicht direkt formatiert werden [über Schriftgrößen und Schriftart], denn diese Formatierungen werden von der Formatvorlage nicht an die einzelnen Word-Dateien des Geschäftsberichts vererbt. Stattdessen sollten neue Formatvorlagen [Styles] definiert und mit aussagekräftigen Bezeichnungen versehen werden. Zusätzlich sollten, der Übersichtlichkeit halber, ungenutzte Formatvorlagen aus der Liste gelöscht werden.

Nach dem Einchecken der Formatvorlage werden die einzelnen Word-Dateien des Geschäftsberichts automatisch an die Formatvorlage angepasst.

Hinweis: Es werden ausschließlich die Formatvorlagen [Styles] in der dokumentweit hinterlegten Word Formatvorlage auf die Word-Dateien des Geschäftsberichts übertragen. Etwaige Änderungen am Seitenlayout werden hingegen nicht weitergereicht, sondern sind lediglich in der zentralen Word Formatvorlage vorgehalten. Bereits angelegte Dateien bleiben also von Änderungen dieser Art unberührt.

Formatvorlage löschen

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Zum Löschen einer Word Formatvorlage wird der Button „Word Formatvorlage löschen“ in den Dokumenteinstellungen verwendet. Dieser erscheint nur, wenn bereits eine Word Formatvorlage hinterlegt worden ist, und ersetzt somit den ursprünglichen Button „Word Formatvorlage hinzufügen“.

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