Textmarke hinzufügen

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Zum Hinzufügen einer Textmarke wird der gewünschte Abschnitt markiert. Am besten blenden Sie dazu die Absatzmarken ein, denn es ist wichtig, dass Sie das Absatzzeichen ¶ nicht mit markieren.

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Danach öffnen Sie den Dialog zu den Textmarken über die Word-Menüleiste: Einfügen<Textmarken.

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Geben Sie einen beliebigen Namen für die Textmarke ein; beachten Sie dabei, dass keine Leerzeichen verwendet werden dürfen. Im Beispiel links wird eine Textmarke für ein Inhaltsverzeichnis eingefügt, daher wird hier der Zusatz „TOC_" für „Table of Content" vergeben. Dies ist nicht zwingend notwendig, wir empfehlen aber eine Sortierung der Textmarken über ein gemeinsames Präfix, damit diese leichter wiedergefunden und gepflegt werden können.

Nach dem Hinzufügen kann der Dialog geschlossen werden. Die Textmarke ist nun gespeichert.

Textmarke löschen

über den Dialog

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Zum Löschen einer Textmarke wird der Dialog wie oben beschrieben aufgerufen. Anschließend wird die Textmarke aus der Liste gesucht und kann bei Auswahl des Buttons „Löschen" gelöscht werden. Die Textmarke wird vorausgewählt, wenn vor dem Öffnen des Dialogs in den Absatz der Textmarke geklickt wird.

über Entfernen des Textabschnitts

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Eine Textmarke wird auch gelöscht, wenn der entsprechende Textabschnitt entfernt wird. Diese Textmarke kann nicht wiederhergestellt werden, sie muss neu gesetzt werden.

Erweiterte Textmarken

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Es kann durchaus passieren, dass Textmarken versehentlich erweitert werden. Wird eine Überschrift angepasst, die eine Textmarke enthält und per Enter ein weiterer Text hinterlegt, zieht sich die Textmarke nun über mehrere Absätze. Dies können Sie beheben, indem Sie die Überschrift erneut markieren, die Textmarke auswählen und „Hinzufügen" wählen. Die Textmarke wird somit neu eingefügt.

Re-Import und Textmarken

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Der Re-Import funktioniert auf der Grundlage von Textmarken. Jeder Schnipsel in SmartNotes bekommt eine eigene Textmarke, anhand derer die Schnipsel beim Re-Import wieder zurück in das richtige Kapitel eingefügt werden können. Diese Textmarken beginnen mit dem Präfix „SNWID_".

Um einen lückenlosen Re-Import zu garantieren, dürfen diese Textmarken nicht gelöscht oder verändert werden.

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Es kann durch eine Bearbeitung des lokal gespeicherten Ergebnisdokuments passieren, dass Textmarken gelöscht werden. Üblicherweise geschieht dies bei der Übersetzung eines Dokuments. In diesem Fall können aufgrund fehlender Textmarken die Schnipsel nicht mehr eindeutig zugewiesen werden. Der Inhalt geht hierbei aber nicht verloren: SmartNotes fügt den Inhalt in den Schnipsel ein, der als letztes zugewiesen werden konnte.

Inhaltsverzeichnis über Textmarken

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Inhaltsverzeichnisse können in Word am einfachsten über die Menüleiste Referenzen<Inhaltsverzeichnis generiert werden. Diese Inhaltsverzeichnisse orientieren sich an den hinterlegten Überschriftsebenen und werden automatisch erzeugt.

Es kommt aber durchaus vor, dass das Layout des standardisierten Inhaltsverzeichnisses in Word für einen Geschäftsbericht nicht ausreichend ist. Dies trifft beispielsweise schon zu, wenn die Seitenzahlen auf der linken statt auf der rechten Seite abgebildet werden. In diesem Fall kann ein Inhaltsverzeichnis über Textmarken generiert werden.

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Dazu werden zunächst die gewünschten Kapitel im Cockpit markiert und per Rechtsklick im Multicheckout geöffnet.

Bitte achten Sie darauf, dass Sie auf die überliegenden Abschnittswechsel achten. Das heißt, wenn Sie eine Textmarke in „Prognosebericht" setzen möchten, sollten Sie auch den überliegenden Schnipsel „Lagebericht" öffnen, da dieser den entsprechenden Abschnittswechsel aufweist.

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Anschließend hinterlegen Sie wie oben beschrieben in der Überschrift die Textmarke.

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Klicken Sie nun im Inhaltsverzeichnis an die Position, in der Sie die Seitenzahl einfügen möchten. In unserem Beispiel ist dies links neben dem Prognosebericht. Öffnen Sie dann unter Einfügen<Schnellbausteine die Funktion „Feld".

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Wählen Sie die Funktion „Pageref" sowie die gewünschte Textmarke aus. Unter „Numerisches Format" können Sie optional ein numerisches Format hinterlegen. Über „Format" können Sie zwischen unterschiedlichen Aufzählungszeichen wählen. Wird nichts ausgewählt, fügt Word eine einfache Zahl ein.

Es gibt noch zwei zusätzliche Feldfunktionen: die Checkbox „Link zum Absatz" fügt einen Link in die Seitenzahl ein, der über STRG+Linksklick im Inhaltsverzeichnis aufgerufen werden kann. Über die Checkbox „Position des Absatzes" wird die Seitenzahl als ganze Position dargestellt, z.B. „Seite 3".

Die Checkbox „Formatierung bei Aktualisierung beibehalten" können Sie ignorieren, die Formatierung wird im folgenden Schritt manuell angepasst.

Wählen Sie abschließend „OK". Die Seitenzahl ist nun gesetzt und die ausgecheckten Dateien können eingecheckt werden.

Seitenzahlen aktualisieren

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Bei der Ergebnisdokumenterzeugung kommt es durchaus vor, dass die Seitenzahlen nicht korrekt angezeigt werden. Das liegt an dem Prozess, wie Word die Dateien öffnet. Die Textmarken werden zuerst geladen, noch bevor der Inhalt vollständig hergestellt wurde. In unserem Beispiel ist ersichtlich, dass der Inhalt bei Abruf der Textmarken erst bis Seite 3 geladen wurde. Die Seitenzahlen müssen also aktualisiert werden.

Dies betrifft nur die Ansicht in Word. Wenn die Datei gedruckt oder als PDF gespeichert wird, aktualisieren sich die Seitenzahlen automatisch.

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Zum Aktualisieren muss der gesamte Inhalt des Word-Dokument geladen sein. Am besten stellen Sie dies über die Tastenkombination STRG+ENDE sicher. Sie springen dadurch automatisch an das Ende des Dokuments. Um alle Inhalte zu aktualisieren, können Sie nun STRG+A drücken. Per F9 (bzw. mit Laptop Fn+F9) aktualisieren Sie die Seitenzahlen.

Falsches Layout der Seitenzahlen

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Es kann hin und wieder zu Formatierungsfehlern der gesetzten Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis kommen. Dies betrifft das Teil- oder Gesamtergebnisdokument und bezieht sich auf die Fettung der Seitenzahlen.

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Da das Inhaltsverzeichnis in SmartNotes in einem einzelnen Schnipsel hinterlegt ist und sich dieses erst bei Erzeugung des kompletten Berichts aufbaut, wird im einzelnen Schnipsel eine Fehlermeldung aufgezeigt. Dies ist normal und kann ignoriert werden. Allerdings schleicht sich hier der Formatierungsfehler ein, da die Fehlermeldung von Word fett hinterlegt wird. Diese fette Hinterlegung findet sich später auch im Ergebnisdokument wieder.

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Um dies zu vermeiden, muss das Textfeld angepasst werden. Öffnen Sie dazu das Inhaltsverzeichnis. Drücken Sie ALT+F9 (bzw. über Laptop ALT+Fn+F9). Nun werden Ihnen die Textfelder angezeigt.

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Ändern Sie MERGEFORMAT in CHARFORMAT um. MERGEFORMAT verschmilzt das zugrundeliegende Format der Formatvorlage mit der überliegenden, in diesem Fall die Fettschrift. Dadurch werden die Seitenzahlen hin und wieder fett im Ergebnisdokument angezeigt.

Das CHARFORMAT erhält die Formatvorlage. Eine Fettschrift wird im Ergebnisdokument nicht übernommen.

Sie können beim fertiggestellten Inhaltsverzeichnis auch abschließend die Ersetzen-Funktion in Word nutzen.

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Das Inhaltsverzeichnis wird nun in dem Gesamtergebnisdokument wie gewünscht angezeigt.

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