Wordreferenz hinzufügen

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SmartNotes bietet die Möglichkeit Wordreferenzen zu setzen. Hierbei handelt es sich um dauerhafte Verknüpfungen zu einer bestimmten Word-Datei in einem anderen SmartNotes-Dokument. Wordreferenzen können genutzt werden, um ein und dasselbe Word-Dokument an mehreren Stellen zu verwenden ohne jedes einzelne Dokument auch separat pflegen zu müssen.

Zum Anlegen einer Wordreferenz wird das gewünschte Kapitel, das die Referenz erhalten soll, im Cockpit selektiert und anschließend ein Rechtsklick zum Aufruf des Kontextmenüs ausgeführt. Der Unterpunkt „Wordreferenz hinzufügen“ öffnet den Assistenten zur Erstellung der Referenz.

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Über die drei Dropdown-Menüs „Bericht wählen“, „Kapitel wählen“ und „Sprache wählen“ sowie dem Button „Selektierte Worddatei referenzieren“ wird das gewünschte Word-Dokument ausgewählt und eine permanente Verknüpfung auf dieses erstellt. Die ausgewählte Datei wird anschließend automatisch im Lesemodus geöffnet und im Cockpit wird dem Kapitel ein lila Wordsymbol [für eine Referenz] hinzugefügt. Außerdem wird in der Kapitelhistorie der Kommentar „Word Referenz anlegen“ vermerkt.

SmartNotes unterstützt zwei Modi für Word-Referenzen:

Wird eine starre Kopplung gewählt entspricht die Referenz 1 zu 1 dem Original. Das rosa Wordsysmbol ist mit einem Schlosse gekennzeichnet
Bei loser Kopplung kann die Referenz unabhängig vom Originaldokument verändert werden.

Welche Art der Kopplung verwendet wird, kann in den Systemeinstellungen systemweit hinterlegt werden. Kontaktieren Sie dazu bitte den SmartNotes Support.

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Bei aktivierter loser Kopplung werden Referenzen optisch hervorgehoben, wenn sich das Original verändert hat .

Wordreferenz aktualisieren

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SmartNotes bietet die Möglichkeit, alle Word-Referenzen bequem über eine Funktion zu updaten. Dazu kann das Update entweder über „Werkzeuge" oder über das Rechtsklickmenü ausgeführt werden.

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Bei Auswahl der Funktion erscheint eine Warnung, dass die Änderungen der aktuellen Referenzen verloren geht. Bei Bestätigung werden die Referenzen aktualisiert.

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Wordreferenzen, die aktualisiert werden müssen, können auch aus dem SmartNotes Cockpit direkt geöffnet werden. Wurden Änderungen am Originaldokument vorgenommen erscheint der Dialog „Aus Word updaten“ in dem drei Optionen zur Auswahl stehen:

„Word Datei benutzen“: Die Änderungen im Originaldokument werden in die Word Referenz übernommen. Änderungen, die in der Wordreferenz vorgenommen wurden, werden durch die Inhalte des Originaldokumentes überschrieben. Wird die Wordreferenz Datei nicht eingecheckt, werden die Änderungen nicht gespeichert und beim erneutem Öffnen erscheint wieder das „Aus Word updaten“ Auswahlfenster.
„Dateien zusammenführen“: Änderungen in lose gekoppelten Referenzen werden mit den Änderungen am Originaldokument zusammengeführt. Nach Öffnung werden das Originaldokument, die Wordreferenz und das zusammengeführte Dokument angezeigt [ähnlich dem Word-Dokument-Vergleich].
„Abbrechen“: Der Dialog wird verlassen und wird bei der nächsten Auswahl wieder aufgerufen.

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Wird die Word-Referenz vor dem Erstellen eines nicht aktualisiert, erscheint eine Warnung, dass die entsprechenden Kapitel noch nicht aktuell sind.

Wordreferenz-Symbol

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Word-Referenzen werden in der Historie und in der Strukturverwaltung mit einem pinken Word-Symbol dargestellt.

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