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Um ein Word-Dokument zu bearbeiten wird innerhalb des Cockpits das Kontextmenüs eines Kapitels mit der rechten Maustaste aufgerufen.

Anschließend kann die Word-Datei über den Menüpunkt „Word Datei bearbeiten“ geöffnet werden.

Alternativ ist es möglich das Dokument mit einem Doppelklick auf das Word-Symbol aufzurufen. In den einzelnen Word-Dateien sind sämtliche Funktionen, die Word bietet, verfügbar.

Office-Dateien können über das Kontextmenü ohne Update geöffnet und bearbeitet werden.

Mit dieser Funktionen wird der Word-Schnipsel geöffnet, ohne dass die Tabellen, Fließtextzahlen und Diagramme aktualisiert werden.

Besonders Dateien mit sehr vielen Tabellen oder Fließtextzahlen lassen sich so sehr viel schneller öffnen, um z.B. reine Text-oder Layoutänderungen vorzunehmen.

Neben dem Standardvorgehen eine einzelne Word-Datei zu öffnen, ist es auch möglich mehrere Word-Dateien gleichzeitig in zusammengesetzter Form in derselben Instanz als ein Dokument zu öffnen und zu bearbeiten. Dieser sogenannte „Multi-CheckOut“ erfolgt ebenfalls über das Kontextmenü im Cockpit.

Zunächst werden mehrere Kapitel mit Word-Dateien markiert und anschließend wird mit einem Rechtsklick in den markierten Bereich das Kontextmenü aufgerufen. Der Menüpunkt „Ausgewählte Worddateien bearbeiten“ weist SmartNotes an alle markierten Word-Dateien in einer Word-Instanz als ein Dokument zusammenzusetzen. Diese Funktion sollte nur dazu genutzt werden, Textmarken und Querverweise zu setzen. Bei inhaltlichen Änderungen empfehlen wir die Word-Dateien einzeln zu bearbeiten. 

Um die Ausgabebereiche einer Excel-Datei an den gewünschten Stellen im Ergebnisdokument darzustellen, werden sie in den entsprechenden Word-Dateien an den gewählten Positionen eingefügt. Zusätzlich kann im Fließtext auf einzelne Berichtswerte der Excel-Dateien referenziert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass sich Änderungen an der Datenbasis [z.B. durch den Import aktueller Daten aus dem Konsolidierungssystem] auch in den Word-Dateien wiederfinden. So können bei der Erzeugung eines Ergebnisdokumentes automatisch die aktuellsten vorhandenen Berichtswerte verarbeitet werden.

Die Vorgehensweise zur Einbindung von Ausgabebereichen in den Word-Dokumenten und der Nutzung von Berichtswerten im Fließtext wird in den folgenden Kapiteln beschrieben.

SmartNotes verfügt über eine interne Fehlerprotokollierung, die bspw. auf ungültige Referenzen hinweist.

Wenn beim Öffnen einer Word-Datei Probleme festgestellt werden, so wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. Eine Bearbeitung des Dokumentes ist erst möglich, sobald dieses Hinweisfenster geschlossen wurde.

Um die Ergebnisse der Protokollierung erneut aufzurufen, wird der Button „Protokoll anzeigen“ im SmartNotes Ribbon verwendet. 

Mit einem Rechtsklick auf den Eintrag kann das Kontextmenü geöffnet und der Unterpunkt „Stacktrace“ ausgewählt werden.

Hierüber lassen sich weitere Informationen zur Meldung abrufen, sofern diese vorhanden sind. Die Auswertung kann jederzeit über die Buttons „OK“ und „Abbrechen“ verlassen werden.

SmartNotes bietet die Möglichkeit die aktuell geöffnete Word-Datei mit einem anderen Dokument, das auf dem Computer des Benutzers gespeichert ist, zu vergleichen. Dazu wird im SmartNotes Ribbon der Button „Mit lokalem Dokument vergleichen“ verwendet.

Daraufhin öffnet sich ein Explorer-Fenster, um das gewünschte lokale Dokument auszuwählen. Es können lediglich Dateien des Typs „.doc“ und „.docx“ zum Vergleich herangezogen werden. Nach der Auswahl des Word-Dokumentes mittels Linksklick kann der Vergleich mit dem Button „Öffnen“ gestartet werden. Alternativ ist es auch möglich einen Doppelklick auf die gewünschte Datei auszuführen.

Nach der Auswahl des gewünschten Vergleichsdokumentes öffnet sich eine neue Word-Instanz, in der beide Dateien hinsichtlich ihrer Unterschiede dargestellt werden. Die Abweichungen werden in hellrot gekennzeichnet und durchgestrichen, so dass auf den ersten Blick die wesentlichen Differenzen zwischen den Dateien ersichtlich werden. Außerdem wird auf der linken Seite eine genaue Zusammenfassung über die Anzahl und Art der Veränderungen gegeben. Diese Funktion kann bspw. hilfreich sein, wenn sich die Berichtswerte innerhalb des SmartNotes-Dokumentes geändert haben und ein Vergleich mit den Ausgangsdaten gezogen werden soll. In dieser Ansicht steht das SmartNotes Add-In nur in eingeschränkter Funktion zur Verfügung.

Die Ansicht kann über den Schließen-Button des Fensters oder alternativ mit der Tastenkombination „Alt“ + „F4“ verlassen werden. Das Speichern des temporären Vergleichsdokumentes ist weder auf dem SmartNotes-Server noch als lokale Kopie auf dem Computer des Anwenders möglich.

Die normale Arbeitsweise von SmartNotes sieht vor, dass [bearbeitete] Dokumente mit dem Einchecken auf dem Server aktualisiert und hinterlegt werden.

Soll dennoch eine Kopie der geöffneten Word-Datei auf dem Computer des Benutzers gespeichert werden, so kann dafür der Button „Kopie speichern unter …“ im SmartNotes Ribbon verwendet werden.

Daraufhin öffnet sich ein Explorer-Fenster, um den Speicherort für die lokale Kopie anzugeben. Als Dateiname wird automatisch der von SmartNotes verwendete Name für das Dokument eingetragen. Dieser kann jedoch im Gegensatz zum Dateityp vom Benutzer beliebig geändert werden. Nach der Auswahl eines Speicherortes kann der Button „Speichern“ verwendet werden, um eine lokale Kopie zu erzeugen. Das Explorer-Fenster wird automatisch geschlossen und die Datei steht anschließend zum Öffnen außerhalb der SmartNotes Laufzeit zur Verfügung. Der Vorgang kann jederzeit über den Button „Abbrechen“ beendet werden.

Über den Button „Versionshistorie“ im SmartNotes Ribbon ist es möglich eine ältere Version des aktuell geöffneten Word-Dokumentes zu öffnen bzw. wiederherzustellen.

Daraufhin erscheint der Assistent zur Versionswiederherstellung. Im Dropdown-Menü werden sämtliche Versionen mit den Detailinformationen Änderungszeitpunkt, letzter Benutzer und Kommentar aufgelistet.

Nach der Auswahl der gewünschten Version mittels Linksklick stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

• Einerseits kann mit dem Button „Vergleichen“ eine Vergleichsübersicht der aktuell geöffneten und der selektierten Version des Dokumentes aufgerufen werden.
• Andererseits kann mit dem Button „Öffnen“ die ausgewählte Version in der momentan aktiven Word-Instanz angezeigt werden.

Soll eine ältere Version wieder als aktueller Stand auf dem Server hinterlegt werden, so muss das Dokument nach der Versionswiederherstellung erneut eingecheckt werden. Wenn auf die ursprüngliche geöffnete Version zugegriffen werden soll, dann kann dies ebenfalls über den Assistenten erfolgen. Der Assistent kann jederzeit über den Button „Abbrechen“ verlassen werden.

SmartNotes stellt seit geraumer Zeit die Möglichkeit zur Verfügung, hinterlegte Word-Dateien ins aktuelle docx-Format zu konvertieren. Dazu kann der Button „DOCX Format“ im SmartNotes Ribbon verwendet werden. Es wird empfohlen sämtliche Office-Dateien im neuen Format in SmartNotes zu hinterlegen, weil somit eine höhere Funktionalität gewährleistet wird.

Nach der Betätigung des Buttons ändert sich die Dateiendung des ausgecheckten Word-Dokumentes in der Programmleiste. Zur endgültigen Übernahme der Konvertierung muss das Word-Dokument anschließend wieder auf dem Server eingecheckt werden.

Über das SmartNotes Cockpit lassen sich Word-Aktualisierungen temporär deaktivieren.

Diese Funktion ist besonders sinnvoll, wenn beispielsweise Layoutänderungen vorgenommen werden und die Tabellen und Fließtextzahlen zur Bearbeitung kein Update benötigen.

Diese Funktion lässt sich innerhalb einer Sitzung aus- und abwählen. Nach dem Schließen von SmartNotes wird diese Funktion automatisch abgewählt und muss erneut ausgewählt werden.

In order to edit a Word document, the context menu of a chapter is called up within the cockpit with the right mouse button. The Word file can then be opened via the menu item "Edit Word file". Alternatively, it is possible to open the document by double-clicking on the Word symbol. All the functions offered by Word are available in the individual Word files.

Office files can be opened and edited via the context menu without an update. With these functions the Word snippet is opened without updating the tables, continuous text figures and diagrams. Especially files with a lot of tables or continuous text figures can be opened much more quickly in this way, e.g. to make pure text or layout changes.

In addition to the standard procedure of opening a single Word file, it is also possible to open and edit several Word files simultaneously in composite form in the same instance as one document.

This so-called "Multi-CheckOut" is also done via the context menu in the cockpit. First, several chapters with Word files are marked and then the context menu is called up with a right click in the marked area.

The menu item "Edit selected Word files" instructs SmartNotes to assemble all marked Word files in a Word instance as one document. This function should only be used to set text marks and cross references. For changes in content, we recommend editing the Word files individually. 

To display the output areas of an Excel file at the desired positions in the result document, they are inserted in the corresponding Word files at the selected positions. 

In addition, individual report values of the Excel files can be referenced in the continuous text. This ensures that changes to the database [e.g. by importing current data from the consolidation system] are also reflected in the Word files. In this way, the most current existing report values can be automatically processed when generating a result document.

The procedure for including output areas in the Word documents and the use of report values in the continuous text is described in the following chapters.

SmartNotes has an internal error logging function that indicates invalid references, for example. If problems are detected when opening a Word file, a corresponding message is displayed.

Editing the document is only possible once this message window has been closed. To call up the results of the logging again, the button "Show Parser Results" in the SmartNotes Ribbon is used. 

Right-click on the entry to open the context menu and select the sub-item "Stacktrace". This can be used to call up further information on the message, if this is available. The report can be exited at any time using the "OK" and "Cancel" buttons.

SmartNotes offers the possibility to compare the currently opened Word file with another document stored on the user's computer. For this purpose, the button "Compare Against Local Document" is used in the SmartNotes ribbon.

An Explorer window then opens to select the desired local document. Only files of the type ".doc" and ".docx" can be used for comparison. After selecting the Word document by left-clicking, the comparison can be started with the "Open" button. Alternatively, it is also possible to double-click on the desired file.

After selecting the desired comparison document, a new Word instance opens in which both files are displayed with regard to their differences. The differences are marked in light red and crossed out, so that the main differences between the files are visible at first glance. In addition, a precise summary of the number and type of changes is given on the left-hand side. This function can be helpful, for example, if the report values have changed within the SmartNotes document and a comparison is to be made with the original data. In this view, the SmartNotes Add-In is only available in a limited function.

The view can be exited via the close button of the window or alternatively with the key combination "Alt" + "F4". Saving the temporary comparison document is neither possible on the SmartNotes server nor as a local copy on the user's computer.

The normal working method of SmartNotes is that [edited] documents are updated and stored on the server when they are checked in. However, if a copy of the open Word file is to be saved on the user's computer, the button "Save copy as ..." in the SmartNotes ribbon can be used.

This opens an explorer window to specify the location for the local copy. The name used by SmartNotes for the document is automatically entered as the file name. However, in contrast to the file type, this can be changed by the user as desired. After selecting a location, the button "Save" can be used to create a local copy. The Explorer window is closed automatically and the file is then available for opening outside the SmartNotes runtime. The process can be terminated at any time by pressing the "Cancel" button.

Via the button "Version History" in the SmartNotes Ribbon it is possible to open or restore an older version of the currently opened Word document.

The Version Restore Assistant then appears. All versions are listed in the drop-down menu with detailed information on the time of change, last user and comment.

After selecting the desired version by left-clicking, two options are available.

• On the one hand, the "Compare" button can be used to call up a comparison overview of the currently open and the selected version of the document.
• On the other hand, the selected version can be displayed in the currently active Word instance with the button "Open".

If an older version is to be stored again as the current version on the server, the document must be checked in again after version restoration. If the original open version is to be accessed, this can also be done via the wizard. The wizard can be exited at any time by clicking the "Cancel" button.

For some time now, SmartNotes has provided the option of converting stored Word files into the current docx format. . The button "DOCX format" in the SmartNotes ribbon can be used for this purpose. It is recommended to save all Office files in the new format in SmartNotes, because this guarantees a higher functionality.

After pressing the button, the file extension of the checked-out Word document changes in the programme bar. For the final acceptance of the conversion, the Word document must then be checked in again on the server.

Word updates can be temporarily deactivated via the SmartNotes Cockpit.

This function is particularly useful when, for example, layout changes are made and the tables and continuous text figures do not require an update for editing.

This function can be selected and deselected within a session. After closing SmartNotes, this function is automatically deselected and must be selected again.