Name des Ergebnisdokuments

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Im Bereich „Erzeuge Ergebnisdokumente“ kann im Textfeld „Name des Ergebnisdokuments“ der Name des Ergebnisdokumentes eintragen werden. Bei der Vergabe des Namens bestehen keine Einschränkungen in Bezug auf Sonderzeichen oder Mindestlänge.

Checkbox „Übersetzungsdokument“

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Über die Checkbox können in den Fließtext der im Cockpit aktuell ausgewählten Dokumentsprache die Excel-Ausgabebereiche einer anderen Sprache eingefügt werden. So kann z.B. der deutsche Fließtext mit den englischen Ausgabereichen befüllt werden. So kann z.B. die Übersetzung der Tabellen inhouse erfolgen, während der Fließtext extern übersetzt wird.

Das Feld mit dem Fragezeichen rechts neben dem Dropdown-Menü präsentiert beim Überlegen des Mauszeigers [Mouseover] Detailinformationen zur aktuellen Auswahl.

Checkbox „Wasserzeichen einfügen“

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Über die Checkbox „Wasserzeichen einfügen“ kann innerhalb des gesamten Ergebnisdokumentes oder, je nach Workflowstatus der einzelnen Kapitel, in bestimmten in Abschnitten des Ergebnisdokumentes ein beliebiger Text als Wasserzeichen hinterlegt werden. Der Text wird dabei über das Eingabefeld „Wasserzeichen-Text“ festgelegt.

„Wenn Status kleiner als“: Das Wasserzeichen wird in all den Kapiteln eingefügt, die einen niedrigeren Status als den ausgewählten besitzen.

„Invertieren“: Das Wasserzeichen wird in all den Kapiteln eingefügt, die einen höheren Status als den ausgewählten besitzen.

Weitere Einstellungsmöglichkeiten

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„Versteckten Text entfernen"	Die in den Word-Dateien enthaltenen versteckten Texte werden nicht mit in das Ergebnisdokument übernommen.
„Kommentare entfernen“	Die in den Word-Dateien enthaltenen Kommentare werden nicht mit in das Ergebnisdokument übernommen.
„Dokumentvariablen entkoppeln“	Von den in den Word-Dateien enthaltenen dynamischen Feldern, wie z.B. Fließtextzahlen, Dokumentvariablen, wird nur der Inhalt/der Text in das Ergebnisdokument übernommen, nicht aber die dahinterliegende Verknüpfung.
„Benutzernamen in die Kopfzeile schreiben“	In die Kopfzeile des Ergebnisdokumentes wird der Name des Erstellers und der Erstellungszeitpunkt geschrieben.
„XBRL Mapping hinzufügen"	Die Checkbox fügt zum erstellten Ergebnisdokument das XBRL Mapping hinzu. Die Word-Datei kann anschließend in den Tagger geladen werden.
„Kontrollbericht [Dateinamen hinzufügen]“	Die zusammengesetzten Teile des Ergebnisdokumentes werden mit der Bezeichnung ihres Herkunftskapitels versehen werden. Auf diese Weise kann schnell nachvollzogen werden, aus welchem Kapitel und damit aus welcher Word- bzw. Excel-Datei ein bestimmter Teil des Ergebnisdokumentes stammt.
„Werte entfernen“	Alle unter der Kontrolle von SmartNotes stehenden Werte werden durch eine Null ersetzt.
„Inhaltssteuerelemente entfernen"	Die in den Word-Dateien enthaltenen Inhaltssteuerelemente, wie z.B. XBRL-Tags, werden nicht mit in das Ergebnisdokument übernommen.
„Nachverfolgen von Änderungen deaktivieren"	Der in der Word-Datei aktivierte Änderungnachverfolgungsmodus wird deaktiviert.
„Alle Änderungen annehmen"	Alle Änderungen werden in der Word-Datei beim Erstellen des Ergebnisdokuments angenommen.

Dialoge und Ablauf

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Die Erstellung des Ergebnisdokumentes wird nach wie vor aus dem Dialog "Ergebnisdokumente" angestoßen. Sobald auf den Button „Ergebnisdokument erstellen" geklickt wird, erscheint folgender Dialog.

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Wird dieser mit „Ja“ bestätigt, schließt sich der Dialog „Ergebnisdokument" und es öffnet sich stattdessen der „Remote Worker". Hier kann live der Status seines Jobs eingesehen werden.

Grundsätzlich muss der „Remote Worker" während der Erstellung des Ergebnisdokuments nicht geöffnet bleiben. Man kann ihn schließen, die Ergebnisdokumenterstellung läuft dann im Hintergrund weiter. SmartNotes meldet sich automatisch mit einer Popup-Meldung, sobald das Ergebnisdokument fertig ist.

Ergebnisdokument finalisieren

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Nachdem das Dokument auf dem Server generiert wurde, sind noch einige Schritte lokal durchzuführen, z.B. die Aktualisierung des Inhaltsverzeichnisses oder die Aktualisierung von Diagrammen. Insgesamt umfasst die Finalisierung bzw. Nachbearbeitung folgende Punkte:

Inhaltsverzeichnis
Aktualisierung von Feldern
Diagramme
Tabellen, die als Bild oder OLE-Objekt eingefügt wurden
Tabellen, die aus xls Dateien stammen

Diese Finalisierung kann mit dem grünen Button angestoßen werden.

Wenn die Nachverarbeitung erfolgreich abgeschlossen ist, wird das Ergebnisdokument auf dem Server gespeichert. Grundsätzlich kann die Nachverarbeitung auch mehrfach durchgeführt werden, falls es z.B. beim ersten Versuch zu Abstürzen von Word oder ähnlichen Problemen gekommen ist.

Rohe Word Datei herunterladen

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Der zweite Button erlaubt es, die „rohe“ Datei vom Server herunterzuladen. Hier ist die lokale Nachbereitung noch nicht erfolgt. Diese Möglichkeit wurde zu Fehleranalyse-Zwecken geschaffen.

Die Nachbereitung kann nachträglich über einen Klick auf die rechte Maustaste manuell angestoßen werden.

Bei dieser Option wird das Layout nicht korrekt angezeigt. Inhaltsverzeichnisse werden nicht geladen. Diese Option dient nur der Fehleranalyse.

Um das Ergebnisdokument lokal zu speichern, kann der grüne Button gedrückt werden, um lokal mit der Aufgabe fortzufahren. Danach kann das Ergebnisdokument über das SmartNotes Menü gespeichert werden. Weitere Informationen zum lokalen Speichern von Office-Dokumenten:

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Ab der Version 2.9.0.130 wurde der rote Button entfernt und über eine Rechtsklickoption ersetzt. So soll verhindert werden, dass Benutzer versehentlich den roten Button betätigen, um die Datei herunterzuladen.

Prozess abbrechen

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Über diesen Button auf der rechten Seite, kann der Erstellungsprozess abgebrochen werden, insofern er noch läuft.