Referenztypen

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Der Assistent gibt einen Überblick über alle bisher angelegten Referenzen und sortiert diese im Assistenzbereich „Referenztypen“ in vier Kategorien:

Word Referenzen: In diesem Reiter werden alle aus [anderen SmartNotes-Dokumenten] referenzierten Word-Dateien aufgelistet.
Verknüpfte Tabellen: In diesem Reiter werden alle [aus anderen SmartNotes-Dokumenten] referenzierten Tabellen in Word-Dateien aufgelistet.
Excel Referenzen: In diesem Reiter werden alle [aus anderen SmartNotes-Dokumenten] referenzierten Berichtswerte in Excel-Dateien aufgelistet.
Textblock Referenzen: In diesem Reiter werden alle [aus anderen SmartNotes-Dokumenten] referenzierten Textblöcke in Word aufgelistet.

Die Übersicht ist in die beiden Spalten „Aktuell referenzierter Bericht“ und „Zu referenzierender Bericht“ aufgeteilt . Die Spalten können durch einen Linksklick auf den jeweiligen Spaltenkopf auf Basis des Spalteninhalts in aufsteigender Reihenfolge sortiert werden. Mit einem weiteren Mausklick werden die Zeilen in absteigender Reihenfolge sortiert. Die Spalte, nach der sortiert wird, und die Art der Sortierung werden durch ein Dreieck in der Mitte des jeweiligen Spaltenkopfes angezeigt.

Erst mit dem Speichern der Änderungen über den Button „Speichern“ werden alle getätigten Änderungen endgültig übernommen und durch eine grün hinterlegte Nachricht links neben dem „Speichern“ Button bestätigt.

Um Änderungen vor dem Speichern zu verwerfen genügt es, den Assistenten für die Referenzverwaltung mit dem Button „Schließen“ zu verlassen und die anschließend erscheinende Sicherheitsabfrage mit „Nein“ zu beantworten.

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In der linken Spalte „Aktuell referenzierter Bericht“ wird das Dokument, aus dem die Referenz entnommen wird, angezeigt. Über die „+“ bzw. „-“ Zeichen links vom Namen lassen sich die Kapitel, die die Referenz beinhalten, ein- und ausblenden. In der rechten Spalte „Zu referenzierender Bericht“ kann die aktuelle Referenz geändert werden. Dazu wird auf den Namen des momentan eingetragenen Dokumentes ein einfacher Linksklick ausgeführt, wodurch ein Dropdown-Menü aufgerufen wird.

Mit Hilfe der gegebenen Auswahlliste ist es möglich, ein anderes Dokument zu bestimmen, das als Referenzquelle dient. In einem fortgeschriebenen Dokument werden alle ausgewählten Perioden vorgeschoben, so dass alte Referenzen möglicherweise überprüft und geändert [„umgebogen“] werden müssen.

Im Falle von referenzierten Word-Dateien werden nur SmartNotes-Dokumente im Dropdown-Menü zur Auswahl angeboten, die ebenfalls über eine ähnliche [bzw. identische] Quelldatei verfügen.

Referenzinformation im Cockpit anzeigen lassen

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Um nachzuvollziehen woher ein referenziertes Word-Dokument stammt, kann neben der Referenzverwaltung auch das Kontextmenü des Cockpits genutzt werden. Dazu wird ein Rechtsklick auf das Referenzsymbol in der Word-Spalte ausgeführt und der Unterpunkt „Wordreferenz Informationen“ gewählt.

Anschließend erscheint ein Hinweisfenster, das genauere Angaben zum referenzierten Word-Dokument enthält.

Löschen von Wordreferenzen

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Innerhalb des Cockpits können einzelne Wordreferenzen gelöscht werden. Zum Löschen von Wordreferenzen wird das entsprechende Kapitel mit der linken Maustaste markiert. Mit der rechten Maustaste kann anschließend das Kontextmenü geöffnet werden. Durch die Auswahl des Unterpunktes „Löschen / Ersetzen“ werden die Löschoptionen für vorhandene Office-Dokumente angezeigt. Dort kann der Eintrag „Wordreferenz löschen“ verwendet werden, um die Verknüpfung aufzuheben.

Anschließend erscheint eine Sicherheitsabfrage, die mit „Ja“ beantwortet werden muss, damit die Referenz gelöscht und so die Verknüpfung auf ein anderes Word-Dokument aufgehoben wird.