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Ausgabebereiche definieren diejenigen Zellbereiche einer Excel-Tabelle, die zum Export in ein Word-Dokument genutzt werden können.

Ausgabebereiche beginnen grundsätzlich mit „outarea“ und können durch einen Namens- und/oder einen Sprachzusatz ergänzt werden. Diese werden jeweils durch einen „_“ voneinander getrennt [z.B. „outarea_GuV_en“].

Eine Excel-Datei kann mehrere Ausgabebereiche enthalten. Alle Namen, die mit „outarea_“ beginnen, werden als Ausgabebereich interpretiert und können später in Word eingefügt werden.

Soll ein neuer Ausgabebereich angelegt werden, so erfolgt dies im SmartNotes Ribbon über „Einfügen“, „Zusätzliche Ausgabe Optionen“ und den dortigen Unterpunkt „Neuer Ausgabebereich“.

Daraufhin öffnet sich der Assistent „Neuer Ausgabebereich“. In diesem können die Namenszusätze für den Ausgabebereich nach „outarea_“ angelegt werden. Das Dropdown-Menü zeigt die Sprachkürzel der bisher angelegten Dokumentsprachen an, so dass eine Zuweisung der Ausgabebereiche zu den Sprachvarianten der Dokumente möglich ist.

Die Anlage eines Namenszusatzes oder eines Sprachkürzels ist dabei nicht verpflichtend. So kann durch Löschen des Standardeintrags „Name“ und ohne die Auswahl eines Sprachzusatzes der Ausgabebereich „outarea“ angelegt werden.

Bei der Vergabe des Namenszusatzes ist darauf zu achten, dass manche Sonderzeichen wie „!“, „?“ oder Leerzeichen nicht verwendet werden dürfen. Wird dennoch eines der betreffenden Zeichen eingetragen, erscheint ein entsprechender Hinweis.

Zum Anlegen des Ausgabebereiches „outarea“ oder mit Sprachkürzel z.B. „outarea_en“ wird im Kontextmenü zusätzlich eine direkte Auswahl ermöglicht. Eine Eingabe über den Assistenten „Neuer Ausgabebereich“ ist dabei nicht nötig. Angezeigt werden jeweils Sprachzusätze für die angelegten Dokumentsprachen.

Die mit „sn_title“ benannte Zelle wird von SmartNotes automatisch mit dem Titel des dem Excel-Dokument zugehörigen Kapitels befüllt.

Änderungen an der Bezeichnung des Kapitels werden dabei automatisch übernommen. Das Zuweisen des Namens „sn_title“ zu mehreren Zellen oder verbundenen Zellen ist nicht möglich. Der Titel kann z.B. als Überschrift für die Excel-Tabelle genutzt werden.

Zum Anlegen des Namens „sn_title“ wird die Zelle markiert und über den Button „Einfügen“ im SmartNotes Ribbon der Unterpunkt „Titel einfügen“ ausgewählt.

Die mit „sn_prevyear“ benannte Zelle wird von SmartNotes automatisch mit dem Vorjahr des Dokumentes befüllt.

Änderungen an dem Vorjahr werden dabei automatisch übernommen. Das Zuweisen des Namens „sn_prevyear“ zu mehreren Zellen oder verbundenen Zellen ist nicht möglich. Das Vorjahr wird auf Basis der Jahresangabe [Vorjahr = Jahr – 1] berechnet.

Zum Anlegen des Namens „sn_prevyear“ wird die Zelle markiert und über den Button „Einfügen“ im SmartNotes Ribbon der Unterpunkt „Vorjahr einfügen“ ausgewählt.

Die mit „sn_duedate“ benannte Zelle wird von SmartNotes automatisch mit dem Stichtag des Dokumentes befüllt.

Änderungen an dem Stichtag werden dabei automatisch übernommen. Das Zuweisen des Namens „sn_duedate“ zu mehreren Zellen oder verbundenen Zellen ist nicht möglich.

Zum Anlegen des Namens „sn_duedate“ wird die Zelle markiert und über den Button „Einfügen“ im SmartNotes Ribbon der Unterpunkt „Stichtag einfügen“ ausgewählt.

Die Namensspalte ist eine Pflichtspalte. Sie enthält die Zeilenbeschriftung, also die Namen der einzelnen Berichtswerte. Sie kann nur einmal pro Excel-Datei und pro Sprache vergeben werden, folglich „name_1" oder „name_1[_Sprache]".

Die Namensspalte kann komfortabel, nach Auswahl der entsprechenden Spalte, über das SmartNotes Ribbon angelegt werden. Dort sind Unterpunkte für alle angelegten Sprachen des Dokumentes vorhanden.

Die Wertespalte enthält die Berichtswerte [values] des aktuellen Dokumentes.

Sie wird mit „value_“, einer laufenden Nummer und ggf. einem Zusatz definiert [z.B. value_1_PAKTUELLESJAHR01]. Sie kann komfortabel, nach Auswahl der entsprechenden Spalte, über das SmartNotes Ribbon angelegt werden. Dort sind Unterpunkte für alle angelegten Perioden vorhanden.

Die Anzahl der Wertespalten muss mit der Anzahl der Programmierspalten übereinstimmen [die Spalte „prog_1“ enthält die Anweisungen zur Befüllung der Spalte „value_1“, z.B. durch Angabe der entsprechenden Positionsnummern, „prog_2“ die Anweisungen für „value_2“ etc.].

Existieren mehrere Spalten mit Berichtswerten des aktuellen Jahres [„value_“-Spalten], so können die Zellen, welche die Spaltenüberschriften enthalten, mit „column_name“ benannt werden.

Das Zuweisen des Namens „column_name“ zu mehreren Zellen oder verbundenen Zellen ist nicht möglich. Der Spaltenname kann komfortabel, nach Auswahl der gewünschten Zelle, über das SmartNotes Ribbon angelegt werden.

In folgender Abbildung existieren mehrere Spalten des selben Berichtsjahres. Die Zellen, in denen die zugehörigen Spaltenüberschriften eingetragen sind, werden mit dem Namen „column_name_[fortlaufende Nummer]“ versehen.

SmartNotes wird den Inhalt der mit „column_name“ benannten Zellen auch für die Wertespalten der Vergleichsperiode im Rundungsformular übernehmen und dort systematisch geordnet darstellen.

Die Programmierspalte z.B. die Positionsnummern aus dem Konsolidierungssystem vor und enthält die Anweisungen zur Befüllung der entsprechenden Wertespalten.

Die Programmierspalte wird mit „prog_“, einer laufenden Nummer und dem Periodennamen definiert [z.B. prog_1_PAKTUELLESJAHR01]. Sie kann komfortabel, nach Auswahl der entsprechenden Spalte, über das SmartNotes Ribbon angelegt werden. Dort sind die entsprechenden Unterpunkte für alle angelegten Perioden vorhanden.

Die Anzahl der Programmierspalten muss mit der Anzahl der Wertespalten übereinstimmen [die Spalte „prog_1“ enthält die Anweisungen zur Befüllung der Spalte „value_1“, z.B. durch Angabe der entsprechenden Positionsnummern; „prog_2“ die Anweisungen für „value_2“].

Wertespalten der Zweitsprache beziehen sich auf die Inhalte der Default-Sprache, daher wird ihnen keine Programmierspalte zugewiesen.

Mit Hilfe des SmartNotes Ribbons lassen sich komfortabel weitere Spalten direkt anlegen. Dazu wird eine Spalte markiert und anschließend der Button „Andere“ im SmartNotes Ribbon verwendet. Alternativ kann auch direkt ein Rechtsklick auf den Spaltenkopf ausgeführt werden. Das SmartNotes Ribbon stellt kontextsensitiv noch nicht vergebene Namen zur Verfügung.

Folgende Spaltennamen lassen sich über das SmartNotes Ribbon in einem Excel-Tabellenblatt festlegen:

• „autofit_laufende Numme" (z.B. „autofit_1")
  
  • Die autofit-Funktion ist veraltet und wird von uns nicht mehr empfohlen. Sie ist nur noch aus Kompatibilitätszwecken enthalten. Wir empfehlen die Nutzung von Tabellenvorlagen oder unserem Layoutroboter.
• „bid_value-Nummer_Periodenname“ (z.B. „bid_1_AJ“) 
  • Gibt die Datenbank-ID des entsprechenden Datensatzes wieder. Im gegebenen Beispiel die IDs der value_1 für die aktuelle Periode.
• „exakt_value-Nummer_Periodenname" (z.B. „exakt_1_AJ")
  
  • Gibt die exakten Werte der importierten Zahlen wieder.
• „resolvedMapping_value-Nummer_Periodenname“ (z.B. „resolvedMapping_1_AJ") 
  • Gibt für die entsprechende Periode die Detailinformationen an, wenn zwischen Datenimport und Positionen ein Mapping verwendet wurde.
• „percent_value-Nummer_Periodenname“ (z.B. „percent_1_AJ") 
  • Gibt die prozentuale Veränderung in Abhängigkeit der zentral getroffenen Einstellungen zu Prozentwerten wieder [Vgl. Allgemeine Excel Dokumenteinstellungen]
• „difference_value-Nummer _Periodenname"  (z.B. „difference_1_AJ") 
  • Gibt die Differenz zur Vorperiode an
• „footnote_value-Nummer_Periodenname" (z.B. „footnote_1_AJ")
  • Kann die Nummer einer Fußnote enthalten.
• „footnote_value-Nummer_Periodenname_Sprachkürzel" (z.B. „footnote_1_AJ_en")
  • Kann die Nummer einer Fußnote in der Zweitsprache enthalten.

Ab der SmartNotes Version 2.9.0.103 ist es möglich Spalten auszublenden, sofern die Zahlen in dem gesetzten Bereich Null sind. Zuvor war diese Funktion nur immer mittels Makro möglich und zwang somit zu einer Umstellung auf den alten Parser. Jetzt können die Spalten mittels SmartNotes-Funktion ausgeblendet werden.

In dem gezeigten Beispiel soll die Spalte zum Bereich „Amerika" ausgeblendet werden. Die Ausblendfunktion kann auf mehrere Spalten in einer Tabelle gelegt werden.

Es wird nicht die gesamte Spalte markiert, sondern nur der Bereich, in dem die Zahlen für die Ausblendfunktion berücksichtigt werden sollen. In dem Beispiel ist das der Tabellenbereich.

Danach wird ein Rechtsklick ausgeführt und über das SmartNotes Menü die Funktion „ColumnHide-Bereich einfügen" ausgewählt. Nun wird der Name „sn_ColumnHide_[Index]" auf den Bereich vergeben.

Nach Einchecken und Auschecken der Tabelle wird der Bereich automatisch ausgeblendet.

Um die Bereiche nachträglich anzupassen, wird am besten der Namensmanager genutzt werden.

Seit der SmartNotes Version 2.9.0.103 ist es möglich, Zahlen automatisch in einem bestimmten Bereich einer Tabelle zu sortieren. Die Sortierung kann sowohl absteigend (der höchste Betrag oben) als auch aufsteigend (der kleinste Betrag oben) sortiert werden.

Anhand der Zahlensortierung wird die Tabelle neu angeordnet – die Namensspalte wird neu sortiert und die Programmierspalte passt sich ebenfalls an. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, mehrere Sortierbereiche nebeneinander in dieselben Zeilen einzufügen. Es darf demnach pro Zeile nur ein Sortierbereich vorhanden sein.

Output areas define those cell areas of an Excel table that can be used for export to a Word document.

Output areas always begin with "outarea" and can be supplemented by a name and/or a language suffix. These are separated from each other by a "_" [e.g. "outarea_GuV_en"].

An Excel file can contain several output areas. All names beginning with "outarea_" are interpreted as output ranges and can be inserted later in Word.

If a new output area is to be created, this is done in the SmartNotes Ribbon via "Insert", "Additional Output Area Options" and the sub-item "New Output Area".

The wizard "New Output Area" opens. In this wizard, the name additions for the output area can be created after "outarea_". The drop-down menu shows the language abbreviations of the document languages created so far so that it is possible to assign the output areas to the language variants of the documents.

The creation of a name suffix or a language abbreviation is not obligatory. The output area "outarea" can be created by deleting the standard entry "Name" and without selecting a language supplement.

When assigning the name suffix, please note that some special characters such as "!", "?" or spaces may not be used. If one of these characters is nevertheless entered, a corresponding note appears.

To create the output area "outarea" or with a language abbreviation, e.g. "outarea_en", a direct selection is also possible in the context menu. An entry via the assistant "New output area" is not necessary. Language supplements for the created document languages are displayed.

The cell named "sn_title" is automatically filled by SmartNotes with the title of the chapter belonging to the Excel document.

Changes to the name of the chapter are automatically adopted. Assigning the name "sn_title" to several cells or connected cells is not possible. The title can be used, for example, as a heading for the Excel spreadsheet.

To create the name "sn_title", the cell is marked and the subitem "Insert title" is selected via the "Insert" button in the SmartNotes ribbon.

The cell named "sn_prevyear" is automatically filled by SmartNotes with the previous year of the document.

Changes to the previous year are automatically adopted. Assigning the name "sn_prevyear" to several cells or connected cells is not possible. The previous year is calculated on the basis of the year [previous year = year - 1].

To create the name "sn_prevyear", the cell is marked and the subitem "Insert previous year" is selected via the "Insert" button in the SmartNotes ribbon.

The cell named "sn_duedate" is automatically filled by SmartNotes with the key date of the document.

Changes to the key date are automatically adopted. It is not possible to assign the name "sn_duedate" to several cells or connected cells.

To create the name "sn_duedate", the cell is marked and the subitem "Insert key date" is selected via the button "Insert" in the SmartNotes ribbon.

The name column is a mandatory column. It contains the row labels, i.e. the names of the individual report values. It can only be assigned once per Excel file and per language, thus "name_1" or "name_1[_language]".

The name column can be created comfortably via the SmartNotes Ribbon after selecting the corresponding column. There are sub-items for all created languages of the document.

The value column contains the report values [values] of the current document.

It is defined with "value_", a consecutive number and, if necessary, an addition [e.g. value_1_CURRENTYEAR01]. It can be created comfortably via the SmartNotes Ribbon after selecting the corresponding column. There are subitems for all created periods.

The number of value columns must correspond to the number of programming columns [the column "prog_1" contains the instructions for filling the column "value_1", e.g. by specifying the corresponding position numbers, "prog_2" the instructions for "value_2" etc.].

If there are several columns with report values of the current year ["value_" columns], the cells containing the column headings can be named with "column_name".

Assigning the name "column_name" to several cells or connected cells is not possible. The column name can be created comfortably via the SmartNotes ribbon after selecting the desired cell.

In the following figure, several columns of the same reporting year exist. The cells in which the corresponding column headings are entered are given the name "column_name_[running number]".

SmartNotes will also take over the content of the cells named with "column_name" for the value columns of the comparison period in the Data View and display it there systematically ordered.

The programming column e.g. presets the item numbers from the consolidation system and contains the instructions for filling the corresponding value columns.

The programming column is defined with "prog_", a consecutive number and the period name [e.g. prog_1_CURRENTYEAR01]. It can be created comfortably via the SmartNotes Ribbon after selecting the corresponding column. The corresponding sub-items for all created periods are available there.

The number of programming columns must correspond to the number of value columns [the column "prog_1" contains the instructions for filling the column "value_1", e.g. by specifying the corresponding position numbers; "prog_2" the instructions for "value_2"].

Value columns of the second language refer to the contents of the default language, therefore no programming column is assigned to them.

With the help of the SmartNotes Ribbon, you can easily create additional columns directly. To do this, select a column and then use the "Other" button in the SmartNotes Ribbon. Alternatively, right-click directly on the column header. The SmartNotes Ribbon provides context-sensitive names that have not yet been assigned.

The following column names can be defined via the SmartNotes Ribbon in an Excel spreadsheet:

• "autofit_running-number" (e.g. "autofit_1")
  
  • The autofit function is obsolete and is no longer recommended by us. It is only included for compatibility purposes. We recommend the use of table templates or our layout robot.
• "bid_value-number_period-name“ (e.g. "bid_1_CY“) 
  • Returns the database ID of the corresponding record. In the given example, the IDs of value_1 for the current period.
• "exakt_value-number_period-name" (e.g. "exakt_1_CY")
  
  • Returns the exact values of the imported figures.
• "resolvedMapping_value-number_period-name“ (e.g. "resolvedMapping_1_CY") 
  • Indicates the detailed information for the corresponding period if mapping was used between data import and positions.
• "percent_value-number_period-name“ (e.g. "percent_1_CY") 
  • Indicates the percentage change depending on the centrally made settings as percentage values [see CloudExcel Settings]
• "difference_value-number_period-name"  (e.g. "difference_1_CY") 
  • Indicates the difference from the previous period
• "footnote_value-number_period-name" (e.g. "footnote_1_CY")
  • May contain the number of a footnote.
• "footnote_value-number_period-name_language" (e.g. "footnote_1_CY_en")
  • May contain the number of a footnote in the second language.

As of SmartNotes version 2.9.0.103, it is possible to hide columns if the numbers in the set range are zero. Previously, this function was only possible by means of a macro and thus forced a changeover to the old parser. Now the columns can be hidden using the SmartNotes function.

In the example shown, the column for the area "America" is to be hidden. The hide function can be applied to several columns in a table.

The entire column is not selected, but only the area in which the numbers for the hide function are to be taken into account. In this example, this is the table area.

Then right-click and select the function "Insert ColumnHide Area" from the SmartNotes menu. Now the name "sn_ColumnHide_[Index]" is assigned to the area.

After checking in and checking out the table, the area is automatically hidden.

To adjust the areas afterwards, it is best to use the name manager.

Since SmartNotes version 2.9.0.103 it is possible to sort numbers automatically in a certain range of a table. The sort can be sorted in descending order (the highest amount on top) or ascending order (the smallest amount on top).

Based on the number sorting, the table is rearranged - the name column is re-sorted and the programming column also adjusts. For this reason, it is not possible to insert several sorting ranges next to each other in the same rows. Accordingly, there may only be one sorting area per line.